什么是电子文件？

顾名思义，电子文件就是"电子"加"文件"，或者说是"数字化"和"文件"两个概念的交集。"文件"是电子文件的功能属性，"数字化"是电子文件的技术属性。

我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）（以下简称《规范》）将电子文件定义为："在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。"

这个概念有两方面含义：

首先，电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。它具备文件的一般作用，即都是社会活动的真实纪录和事务处理的基本工具。

第二，电子文件与传统文件的最大区别在于，其信息以"0"和"1"两种数码组成，必须依赖特定的计算机技术进行制作、存储、传输、处理、阅读，这不但有别于纸质文件，也有别于其他以模拟信号存储的机读信息，如缩微片等。

其实，电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。本质上它是有关某事物的相关数据的有序集合。因此，存储在计算机中的一篇文章、一曲音乐、一张照片、一段录像都属于电子文件。由此可见，电子文件的范围较传统纸质文件要宽泛得多。