国家标准：CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求之一

中华人民共和国国家标准

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求
第一部分：电子文件归档与档案管理
GB/T17678.1-1999　　国家质量技术监督局1999-02-26批准　　1999-10-01实施

1 范围
　　本标准规定了CAD生成的电子文件收集、积累、整理、鉴定、归档与档案管理的一般要求。
　　本标准适用于光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案。将已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定。

2 引用标准
　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
　　GB/T 7408--1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法（eqv ISO 8601:1988）
　　GB/T 8566--1995 信息技术 软件生存期过程
　　GB/T 8567--1988 计算机软件产品开发文件编制指南
　　GB/T 9385--1988 计算机软件需求说明编制指南
　　GB/T 9386--1988 计算机软件测试文件编制规范
　　GB/T 17678.2--1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第二部分：光盘信息组织结构
　　GB/T 17679--1999 CAD电子文件光盘存储归档一致性测试
　　GB/T 17825.1--1999 CAD文件管理 总则
　　GB/T 17825.2--1999 CAD文件管理 基本格式
　　GB/T 17825.3--1999 CAD文件管理 编号原则
　　GB/T 17825.4--1999 CAD文件管理 编制规则
　　GB/T 17825.5--1999 CAD文件管理 基本程序
　　GB/T 17825.6--1999 CAD文件管理 更改规则
　　GB/T 17825.7--1999 CAD文件管理 签属规则
　　GB/T 17825.8--1999 CAD文件管理 标准化审查
　　GB/T 17825.9--1999 CAD文件管理 完整性
　　GB/T 17825.10--1999 CAD文件管理 存储与维护

3 定义
　　本标准采用下列定义：
3.1 电子文件 electronic records
　　能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。
3.2 CAD电子文件 CAD electronic records
　　由CAD系统产生的电子文件。
3.3 电子档案 electronic archives
　　具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。、

4 总则
4.1 CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下都应指定专人管理。
4.2 根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。
4.3 为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立"CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理系统"。
4.4 CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。
4.5 对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。
4.6 电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。
4.7 归档的CAD电子文件格式应符合GB/T 17825.1～17825.10中CAD文件管理的各项规定。

5 CAD电子文件的收集积累
5.1 收集范围
　　在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，其范围及类型如下：
5.1.1 图像文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件；
5.1.2 图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；
5.1.3 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。
5.1.4 文本文件；一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。
5.1.5 计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。
5.1.6 配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。
5.2 收集积累要求
5.2.1 电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。
5.2.2 收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。
5.2.3 电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。电子文件积累登记表格式见附录A中表A1、表A2。
5.2.4 电子文件的更改单应收集积累、登记。并应在检索系统中体现出更改情况。登记表格式见附录A中表A3。
5.2.5 积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后电子文件必须与当时的产品状态一致。
5.2.6 积累过程中，应采取备份制，防止出现差错。
5.2.7 在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见6.1。
5.2.8 积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。

6 CAD电子文件的整理、鉴定与归档
6.1 整理方法
6.1.1 归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。
6.1.2 产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。
6.1.2.1 图形、图像类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。
6.1.2.2 数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。
6.1.2.3 文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。
6.1.2.4 计算机程序按形成时间顺序排列。
6.1.2.5 归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。
6.1.3 存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬件平台等。
6.1.3.1 编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。其形式及填写方法如下：
　　a) 档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。
　　b) 项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。
　　c) 电子文件类别代码用字母表示。其中：
　　G－－图形文件 I－－图像文件 D－－数据文件 T－－文本文件 P－－计算机程序
　　如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。
　　d) 光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。
6.1.3.2 套号：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查阅利用。
6.1.3.3 名称：归档项目名称。
6.1.3.4 密级；盘内存储的电子文件的最高密级。
6.1.3.5 保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间。
6.1.3.6 软、硬件平台：识别或运行光盘电子文件的软、硬件环境。
6.1.3.7 归档的电子文件，应根据其类别等将已整理好的电子文件按顺序写入光盘，光盘写入的具体操作，可与形成部门共同完成。
6.1.4 电子文件经整理后，按项目填写"电子档案登记表"一式两份。"电子档案登记表"格式及填写方法见附录B中表B1、表B2、表B5。
6.1.5 编写归档说明
6.1.5.1 编写内容：项目名称、任务来源、主要技术（指标）要求、完成任务过程情况、归档材料完整性、完成单位、负责人、参加人、起止日期、密别、页数据、归档号、形成单位负责人签字、档案接收单位负责人和接收人签字、盖章。
6.1.5.2 编写要求；文字力求简练、准确，字迹清晰，书写工整。
6.2 归档电子文件格式要求
　　归档的CAD电子文件光盘存储格式应符合GB/T 17825.2的规定。
6.3 归档电子文件完整性、有效性和安全性。
6.3.1 归档的电子文件，在其生命周期内一定要保持电子档案的完整性、有效性、安全性。
6.3.2 软件说明应与电子文件同时积累，一同归档管理；各阶段形成的软件说明应执行GB/T 8566、GB/T8567、GB/T 9385、GB/T 9386的规定；软件说明的积累、归档以及保管利用，按GB/T 17825.1～17825.10 CAD文件管理各项规定执行，保证电子档案的完整性。
6.3.3 在符合软、硬件平台的条件下，应保证电子档案能正常被计算机所识别、运行，并能准确输出。
6.3.4 归档电子文件应保证其载体安全和信息安全。
6.4 归档电子文件的鉴定与检查
6.4.1 鉴定归档电子文件的完整性、准确性和系统性；
6.4.2 检查载体有无病毒、有无划痕；
6.4.3 鉴定归档电子文件实用价值和确定电子档案的保管期限；
6.4.5 检查存储归档电子文件的是否符合归档要求；
6.4.6 检查存储归档电子文件的和软、硬件平台技术条件的一致性；
6.4.7 检查合格后，将检查结论填写在"电子档案登记表"中，见附录B中表B4。
6.4.8 归档软件从生成到归档，其技术状态必须严加控制，验收后填写计算机软件产品登记表，见附录D。
6.4.9 归档电子文件应依据GB/T17679的规定通过电子文件光盘存储归档一致性测试。
6.5 归档程序
6.5.1 归档时间
6.5.1.1 产品研制、工程设计的电子文件归档时间
　　产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内完成归档。