国家标准：档案分类标引规则

中华人民共和国国家标准

档案分类标引规则
GB/T15418-94　　　　　　国家技术监督局1994-12-28批准　　　　　　1995-08-01实施

1 主题内容与适用范围

1.1 为了正确进行档案分类标引,选用恰当的标识表达档案文献的主题，保证档案分类标引的质量，提高检索效果，实现档案资源共享，特制订本规则。
1.2 本规则适用于各级各类档案馆（室）使用《 中国档案分类法》对所藏各种类型的档案进行分类标引。
1.3 本规则适用于编制档案分类目录、 索引以及建立档案目录中心和数据库的档案分类标引工作。

2 引用标准

　　GB 3860 文献主题标引规则
　　GB3792.5 档案著录规则
　　ISO 5963-1985(E) 文献工作──文献审读、主题分析与选定标引词的方法

3 术语
3.1 档案
　　过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3.2 《中国档案分类法》（以下简称《中档法》）
　　用于对档案进行分类标引的工具。包括：《中华人民共和国档案分类表》、《清代档案分类表》、《民国档案分类表》以及《新民主主义革命档案分类表》。
3.3 主表
　　档案分类法的主体，是一种文献分类体系的具体体现。《中国档案分类法》的主表是以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础组成的逐级展开的逻辑系统。
3.4 复分表
　　也称附表、辅助表。在编制《中档法》时，将主表中采用同一标准进一步细分的相同类目合并起来，并配以号码编排成表，附于正表之后。以节省篇幅，供主表的类目进一步细分使用。复分表按其应用的不同范围分为通用复分表和专类复分表等。
3.5 分类表索引
　　将主表中的类目（包括注释）改编成主题标目形式，按主题法原则依一定字顺、次序排列起来，并标明分类号，指引检索者查找所需主题在主表中的位置。
3.6 档案分类标引
　　将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反应档案，便于检索、利用。
3.7 类目
　　又称类名，是一些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其它的档案。类目是档案分类表的构成单元。一个类目一般包括一个档案主题，但有时也包括一个以上的档案主题，形成一个类组。
3.8 分类号
　　类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索、组织馆藏。
3.9 类目注释
　　对类目的说明，用于明确类目的内容范围，指出类目之间的关系，规定需要使用的特殊分类方法。
3.10 档案主题
　　文件或案卷中用以表达档案记述和反映的事物内容的总称，即档案的中心内容。一份文件或一个案卷可以有一个以上的主题。
3.11 档案馆
　　永久保管档案并向社会提供服务的单独设置的文化事业机构。
3.12 档案室
　　国家机构、社会组织、企业、事业单位内部设置的文化事业机构。
3.13 立档单位
　　构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者。
3.14 全宗
　　一个国家机构、社会组织、个人或同一生产、建设、科研活动形成的具有有机联系的文件整体，是档案的基本分类和管理单位。
3.15 案卷
　　由互有联系的若干文件组成并放入卷夹、卷皮或档案袋内的，装订或不装订的档案保管单位。
3.16 文件
　　是为处理各种事务而按着规范的形式直接形成的具有法定效用的信息记录。
3.17 卷内目录
　　案卷内登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件之前。
3.18 卷内备考表：卷内文件状况的记录，通常排列在卷内文件之后。

4 分类标引基本规则

4.1 档案分类标引的依据是以国家机构、 社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征。分类标引时，应对档案文件进行周密的主题分析，把握所论述的对象，准确地给予分类标识。
4.2 档案分类标引应依据《中国档案分类法》及其使用指南。
4.3 档案分类标引时,要正确地理解类目涵义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目涵义。
4.4 档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式,根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度。凡一份文件或案卷涉及两个或两个以上主题者，除按第一主题或最重要的主题标出确切的分类号外，必要时可对其他主题附加相应的分类号。
4.5 档案分类标引必须按专指性的要求,分入恰当的类目，切不可分入较宽的上位类或较窄的下位类。当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目（上位类）或与档案内容密切相关的类目。
4.6 档案分类标引应保持一致性。各种文本、载体类型的同一主题档案所标引的分类号均应一致。遇有某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。

5 各种类型档案分类标引规则

5.1 档案分类表的选用
5.1.1 清代档案使用《清代档案分类表》进行分类标引。 该表的一级类目适用于清代以前各历史时期档案的分类标引。
5.1.2 民国档案使用《民国档案分类表》进行分类标引。
5.1.3 革命历史档案使用《新民主主义革命档案分类表》进行分类标引。
5.1.4 中华人民共和国时期的档案使用《中国档案分类法》进行分类标引。
5.1.4.1 国家综合档案馆、党政机关档案室所藏的中华人民共和国时期的档案应选使《中国档案分类法》进行分类标引。
5.1.4.2 专业档案馆（室） 、部门档案馆（室）、企业事业单位档案馆（室），在使用《中国档案分类法》进行分类标引时，本专业的档案可使用行业分类表进行分类标引。
5.2 档案分类标引级次。 一般以文件级、案卷级为单元进行分类标引。若遇档案内容联系紧密或记述同一事物的几份文件或几个案卷情况，也可以作为一个单元进行分类标引。

6 各种主题档案分类标引规则

6.1 主题的类型
　　主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题两种。单主题包括单元主题和复合主题（多元主题），多主题则由几个单主题组成。
6.2 单主题档案的分类标引
6.2.1 单主题文件或案卷,一般依主题主体因素所属的类目标引，若是从一个方面对主题进行论述，就依这方面所属类目标引；若是从多方面对主题论述，一般只依主题所属类目作整体标引。
6.2.2 文件或案卷论述的主题内容互相交叉时应依据 《中国档案分类法》关于集中与分散的有关规定进行标引。
6.2.3 文件或案卷论述的主题涉及国家、地区、民族、时代等因素时，若《中国档案分类法》中注明需要复分则应标出复分号，否则可以省略。
6.3 多主题档案的标引
6.3.1 文件、案卷论述的是两个以上的主题,标引时应充分考虑利用者的检索需要、参考价值大小以及各主题间的逻辑关系，加以综合分析，再确定给予一个或几个分类号。
6.3.2 文件、案卷论述的几个主题之间是并列关系,参考价值大，除对第一主题按其属性给予分类号外，第二、第三主题也应按其属性给予分类号，以便充分揭示主题，为利用者提供更多的检索途径。
6.3.3 文件、案卷论述的几个主题之间是从属关系,即上下位关系或整体与部分关系，一般依它们的上位类目作整体标引，若较小主题具有检索价值，也可依小主题的所属类目作互见标引。
6.3.4 文件、案卷论述的几个主题之间是因果或影响关系,一般依结果或受影响的主题所属类目标引。对于互为因果的、互相影响的主题做全面标引。
6.3.5 文件、案卷论述的几个主题之间,一个主题应用于多个主题，一般依被应用主题所属类目标引。必要时可以对其他主题附加相应的分类号。

7 档案分类标引工作程序

7.1 研读分类法──标引人员在标引工作开始时，应系统研读《中国档案分类法》的编制说明、主表、附表，了解该法的编制目的、适用范围、分类原则、体系结构、标识符号、类目注释，辨清上位类、同位类、下位类、理论与应用等关系，深入透彻地掌握其使用方法。
7.2 档案主题分析──应充分考虑立档单位的性质、职能和任务，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面，从而了解档案的中心内容和涉及的主要问题，判明其属性特征，以便正确归类。
7.2.1 分析题名──文件和案卷的题名,是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况下，分析题名能直观地把握档案的主题。但有些文件、案卷的题名，由于拟写上的缺陷，不能准确地、直接地揭示主题内容，所以不能作为分类标引的唯一依据，还应浏览正文。
7.2.2 浏览正文──通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件、案卷的正文。重点阅读文头、文尾、段落题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的主题。