关于印发《鞍山市企业档案工作规范化管理指导意见》的通知

鞍档发[2007]36号

关于印发《鞍山市企业档案工作规范化管理指导意见》的通知

各县（市）区档案局、中小企业局、工商联，各企业单位：

为贯彻落实党的十七大会议精神和科学发展观，积极引导和深入推进全市企业档案工作健康发展，服务鞍山经济建设发展和企业管理水平的不断提高，按照国家、省档案部门有关企业档案工作的文件和会议精神，结合全市企业档案工作的实际情况，现将《鞍山市企业档案工作规范化管理指导意见》印发给你们，请结合实际贯彻落实。

鞍山市档案局 鞍山市中小企业局 鞍山市工商业联合会
二○○七年十一月十日

鞍山市企业档案工作规范化管理指导意见

为不断提高企业档案管理水平，推进全市企业档案工作规范化管理，促进鞍山市经济建设又好又快发展，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《辽宁省档案条例》和《鞍山市档案管理办法》制定本指导意见。

一、企业档案工作的指导思想

以中国特色社会主义理论为指导，以促进企业健康发展为宗旨，以实事求是、自主自愿为前提，以依法管理、优质服务为原则，通过积极引导、典型示范，使企业档案工作实现自我管理、自我完善、自我服务、自我发展，逐步实现企业档案工作规范化、信息化的目标。

二、企业档案工作的管理体制

企业档案工作的管理体制实行多样化。国有企业档案管理体制是集中统一管理各类档案，即统一领导、统一制度、统一标准、统一管理。非国有企业有条件的建议也要参照实行集中统一管理；暂不具备条件的企业，档案资料可分散在具体业务部门保管，应收集齐全、规范整理、安全保管，形成档案目录并提交企业档案主管部门，个人不得据为己有。企业要明确分管档案工作的领导和具体部门及档案工作人员，形成档案管理网络体系，并保持档案工作人员的相对稳定。企业应根据国家有关档案管理的法律法规、规范标准，结合企业管理实际情况，制定企业档案管理工作的规章制度、各类档案管理办法，纳入企业规章制度，纳入有关岗位责任制，实施工作考核。同时，要抓好境外投资企业和驻外机构档案管理工作。

三、健全企业档案管理各项规章制度

企业要建立健全各种文件材料的形成、归档、保管、利用、鉴定、销毁、移交、保密等有关规章制度，明确企业各类文件材料的归档范围、归档时间和要求，制定管理工作标准，并纳入各有关工作环节和程序，形成长效机制，确保企业各类档案材料的齐全完整归档。重点加强制度的宣传和落实，不断增强企业职工的档案意识。随着企业生产、经营和管理内容的变化，随时补充和修订有关办法和制度，使企业档案管理工作始终处于依法管理、有章可循的状态。

四、加强企业档案工作基础建设

企业应当制定档案工作年度计划和发展规划，根据企业的现状和发展规模，对档案工作进行必要的人力、财力和物力的投入，为企业档案工作的可持续发展奠定坚实基础。

1、不断加强企业档案工作基础设施和环境建设。企业要争取和创造条件，为档案工作的开展提供必需的保障。建立企业档案机构，设置档案专用库房，配备必要的档案装具和技术保护设施设备，特别是现代化设备仪器。采取防火、防盗、防潮、防尘、防光、防磁等措施，定期进行档案管理情况的检查，及时做好记录，确保档案的安全。

2、不断加强基础业务建设。企业应按照国家、行业及企业档案规范化管理有关标准的要求，重点做好企业各类档案材料的收集和整理、鉴定、统计、保管工作，做到归档及时齐全，并体现出多门类、多载体、覆盖面全，文件书写和载体材料应能耐久保存。归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档。整理标准规范，管理科学有序，档案接收和销毁手续完备，档案统计账物相符。重要的科研、商业、经营、知识产权等机密档案实行专柜专人管理，防止企业档案资料和信息的流失。

五、充分发挥企业档案部门的职能

企业档案部门的职责是：贯彻国家档案法律法规，制定企业档案管理规章制度，规划并负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，指导企业各部门和企业所属机构的档案管理工作。企业档案人员应当忠于职守，遵纪守法，刻苦学习，爱岗敬业，努力工作，认真履行指导、管理、服务职能。企业应赋予档案部门监督、指导和档案工作的管理权限，档案部门参加企业的重要会议、重大活动、工程验收和设备开箱验收等活动，跟踪指导企业文件材料的形成与归档工作。企业应为档案工作人员提供条件，定期开展和参加有关培训学习。

六、自觉接受国家档案行政管理部门的依法监督指导

各级国家档案行政管理部门是档案事业主管部门，依法履行监督管理职能。各级档案行政管理部门应严格执行国家有关企业发展的方针和政策，既依法监督，又尊重企业自主权利，要以服务企业为宗旨，以强化宣传、引导、指导为途径，积极采取有效办法和措施，为企业提供专业知识、专业技术、科学方法、先进经验等支持，帮助企业自觉做好档案工作。各级各类企业应自觉接受各级档案行政管理部门对档案管理工作的监督指导，认真执行《企业档案管理规定》和《鞍山市民营企业档案管理办法》。非国有企业档案工作按照行政辖区实行属地管理。正确认识和处理国家档案工作和企业档案工作的关系，按照有关要求，定期向档案行政管理部门报送企业档案年报，及时报告企业档案工作重大活动信息与重要事件情况，实现企业与档案行政管理部门联系密切，工作信息畅通。

七、积极主动参加档案管理信息交流活动

为提高企业档案工作规范化管理水平，各级档案行政管理部门建立了服务企业档案工作的平台，举办新上岗档案人员培训，进行档案学术论文评选；省档案部门进行档案科研成果和工作成果评选，开展了企业档案工作规范化管理评估活动和企业档案工作示范单位创建活动。在自主自愿的原则下，企业应积极参加档案法的宣传工作，参加各级档案行政管理部门组织的各种会议、讲座、培训、学术交流、课题研究及规范化管理水平的评估，通过工作活动和信息的交流，促进企业档案工作人员综合素质的不断提高，促进企业档案工作规范化管理水平的不断提高。

八、不断加强企业档案管理现代化建设

各级各类企业，特别是大型企业和企业集团，要按照国家档案局《关于加强企业档案信息化建设的意见》的要求，结合企业现代化建设不断发展的情况，制定企业档案信息化、现代化建设的规划，并纳入企业现代化建设总体规划，以企业信息化建设带动档案信息化建设，以档案信息化建设促进完善企业信息化建设，实现档案管理水平的不断提升。在企业档案信息化建设过程中，重点抓好制度建设、档案数据库建设和信息系统管理，确保电子档案信息的真实、完整和有效，确保电子文件和电子档案的安全。

九、深入开发利用企业档案信息资源

企业档案蕴藏大量具有重要价值的信息，企业档案管理的主要目的是开发和利用档案信息，为企业各项工作服务。企业档案部门应制定档案信息资源开发利用的计划，根据企业建设、生产、科研、经营、管理等方面的需求，在保证档案日常利用服务的情况下，确立档案信息资源开发的课题，充分利用现代科学技术，开展档案信息资料的编辑出版或内部交流工作，体现企业档案自身的重要价值，实现服务企业发展的目的。

十、妥善处置企业档案的归属与流向

国有企业资产与产权发生变动，执行《国有企业资产与产权变动档案处置办法》有关规定；非国有企业资产与产权发生变动时，可参照国有企业办理，也可在有关法律法规规定的范围内，按照公正、平等原则，企业之间协商办理，也可与所在地区国家综合档案馆协商托管。企业档案的利用、公布和处置不得损害国家、社会和其他组织、个人的合法权益。

主题词：企业档案 规范化管理 指导意见
抄报：省档案局、省中小企业厅、省工商联
抄送：市中小企业局、市工商联
鞍山市档案局
2007年11月印发