解读2016年实施的《会计档案管理办法》

为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，近日，由国家档案局、财政部最新修订的《会计档案管理办法》（以下简称"新《管理办法》"）正式公布，自2016年1月1日起施行。

1984年，国家档案局、财政部联合印发了《会计档案管理办法》（以下简称"原《管理办法》"）。原《管理办法》的实施，对规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地服务经济社会发展发挥了积极作用。近年来，随着我国经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的内容范围、承载形式、管理手段、利用方式等均发生了较大变化，原《管理办法》已经无法较好地适应经济社会发展需要。为做好《管理办法》的修订工作，从2012年开始，国家档案局、财政部陆续组织部分信息化程度较高的企业和地区开展会计档案电子化管理试点工作，组织有关专家集中研究讨论，并公开征求意见，最终形成新《管理办法》。

新《管理办法》共31条，与原《管理办法》相比，主要做了以下调整：一是完善了会计档案的定义和范围；二是增加并明确了电子会计档案的管理要求；三是完善了会计档案的销毁程序；四是明确了会计档案出境的管理要求；五是调整了会计档案的定期保管期限。

明确电子会计档案的管理要求是此次修订的重点。新《管理办法》在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定。一是将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。二是规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。三是要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。四是要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

新《管理办法》增加了会计档案鉴定销毁的相关内容，并修改了监销的有关规定。会计档案的销毁是会计档案管理的重要环节，其中鉴定销毁工作是档案销毁的前提和基础。原《管理办法》规定了会计档案销毁的具体程序，要求"单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见"，但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任，这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中，为避免可能发生的风险，对于远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案，单位负责人一般也不愿销毁，大量已失去保存价值的会计档案占据了储存空间，造成了资源浪费。因此，新《管理办法》增加了鉴定销毁环节，要求"单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。"

监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。原《管理办法》规定，"销毁会计档案时，应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销"。会计档案销毁属于单位的内部管理事务，国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员

监销，既增加了行政管理成本，也难以真正发挥监督作用。为此，新《管理办法》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定，同时进一步明确了单位内部组织监销的有关要求，即"单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。"

新《管理办法》将会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为30年和10年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。另外，会计档案在很多民事案件中都作为重要证据，民事案件的诉讼时效最长为20年，但大部分会计档案的最低保管期限都低于20年。其中会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限已延长至30年，其他辅助会计资料的最低保管期限延长至10年。

新《管理办法》的修订出台，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持，有利于推动互联网创新经济的发展；节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式，促进形成绿色、低碳的发展方式；大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息，推进国家治理能力现代化。

原载于《中国档案报》2015年12月17日 总第2850期 第一版