解析《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（二）

《规定》对"企业文件材料"进行了定义。在这个定义中要注意其外延的广泛性。一是企业活动过程外延。即企业文件材料来源于企业的活动过程，它包括企业围绕产品或服务开展的研发、生产、服务、经营和管理等日常活动，也包括设立、分立、合并、解散等企业本身演化过程活动。二是载体外延。即企业文件材料其载体包括所有的形式，不论何种载体，均属文件材料的范畴。三是形式外延，包括文本、数据、音像、图形等各种形式的记录。

《规定》内容涵盖企业在其研发、生产、经营管理等活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的记录，这是《规定》编制过程中一以贯之的原则。尽管《规定》中的保管期限表只列出了管理类文件材料，但这并不意味着企业其他各类文件材料和档案不重要。因此，在本次编制文件材料归档范围和档案保管期限表时是指所有类型的，包括科研开发、产品生产、项目建设、设备仪器等，而且科研开发和产品生产两类要与管理类一样是《规定》管理的范围。附表没有具体列出是因为涉及企业产品生产的文件材料千差万别，无法用统一的内容来要求，而科研开发、建设项目、设备仪器、职工、会计等类的文件材料归档范围与保管期限表则有较完善的规章、标准可以借鉴，直接在第十二条中进行了引用。

关于《规定》适用的企业范围则包括所有在中华人民共和国境内注册设立的企业，包括不同所有制、不同规模、不同产品的企业，但对非国有企业没有文件材料与保管期限表的报审要求。国内机构在境外经营的企业则由国内机构参照《规定》提出实施要求。由于科技事业单位在活动内容与方式与企业相似，因此也需参照执行。

《规定》将企业档案保管期限由永久、长期、短期三分法和标时制混用统一为标时制，是《规定》对企业档案保管期限设置的重大改革，也是为了与8号令统一。标时制在理念上不同于三分法，有利于优化企业档案资源结构，加快剔除无利用价值档案的频率，释放档案库存。《规定》在保管期限设置上既坚持原则性，又体现一定的灵活性。即在保证最低保管期限要求的情况下，企业可自主设置保管期限的年限，而不仅限于30年和10年。如30年的可设置为35年、40年等，10年期的可设置为15年、20年或25年，但不得低于10年。《规定》还要求保管期限划定过程中要统筹考虑纸质文件材料与其他载体文件材料的管理求，如电子档案由于其存储密度大，管理成本较低可适当延长其保管期限。

本文转载自《中国档案》2013年第3期 作者：国家档案局经科司