档案著录规则

中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准,1999-12-01实施

1 范围

　　本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。

　　本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。

　　本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。

2 引用标准

　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

　　 GB/T3792.1-1983 文献著录总则

　　 GB/T7156-1987 　文献保密等级代码

　　 GB/T9704-1988 　国家机关公文格式

　　 GB/T15418-1994　档案分类标引规则

　　 GB/T3860-1995 　文献叙词标引规则

　　 DA/T1-1992　　　档案工作基本术语

　　 DA/T19-1999 　　档案主题标引规则

3 定义

　　本标准采用下列定义。

3.1 著录

　　 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［DA/T1中5]

3.2 著录项目

　　 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。

3.3 条目

　　 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。

3.4 著录格式

　　 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。

3.5 档案目录

　　 按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

4 著录项目

　　档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。

4.1 题名与责任说明项

4.1.1 正题名

4.1.2 并列题名＊

4.1.3 副题名及说明题名文字＊

4.1.4 文件编号＊

4.1.5 责任者

4.1.6 附件＊

4.2 稿本与文种项

4.2.1 稿本＊

4.2.2 文种＊

4.3 密级与保管期限项

4.3.1 密级＊

4.3.2 保管期限＊

4.4 时间项

4.5 载体形态项

4.5.1 载体类型＊

4.5.2 数量及单位＊

4.5.3 规格＊

4.6 附注与提要项

4.6.1 附注＊

4.6.2 提要＊

4.7 排检与编号项

4.7.1 分类号

4.7.2 档案馆代号＊

4.7.3 档号

4.7.4 电子文档号

4.7.5 缩微号

4.7.6 主题词或关键词

4.8 4.1～4.7中有"＊"号者为选择著录项目或单元(小项)。

5 著录用标识符

5.1 为识别各著录项目、单元(小顶）及其内容，添加如下规定的标识符。

　　 －　置于下列各著录项目之前：

　　　　 稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。

　　 ＝　置于并列题名之前。

　　 ：　置于下列各著录单元之前：

　　　　 副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。

　　 ／　置于第一个责任者之前。

　　 ；　置干多个文件编号之间、多个责任者之间。

　　 ，　用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。

　　 ＋　置于每一个附件之前。

　　 []　置于下列著录内容的两端：

　　　　 自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的"等"字。

　　 ()　置于下列著录内容的两端：

　　责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。

　　 ？　用于不能确定的著录内容，一般与"[]"号配合使用。

　　 - 　用于下列著录内容之间：

　　　　 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。

　　 …　用于节略内容。

　　 □　用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个"□"号。

5.2 著录用标识符使用说明

5.2.1 除"题名与责任说明项、排检与编号项"外，各项目连续著录时，其前均冠"．—"。如遏回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。

5.2.2 "．—"符占两格，在回行时不应拆开；"；"和"，"各占一格，前后均不再空格。

5.2.3 如某个项目缺少第一个单元(小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为"．—"。

5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。

5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。

6 著录条目格式

6.1 段落符号式条目格式

　　分类号　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　档案馆代号

　　档　号　　　　　　　　电子文档号　　　　　　　缩　微　号

　　正题名＝并列题名：副题名及说明题名文字：文件编号／责任者

　　+附件.—稿本：文种.—密级：保管期限.—时间.—载体类型：

　　数量及单位：规格.—附往

　　提要

　　主题词或关键词

　　段落符号式条目格式将著录项目划分为四个段落。第一段落中分类号、档号分别置于条目左上角的第一、二行，档案馆代号、缩微号分别置于条目右上角第一、二行，电于文档号置于第二行的中间位置。第二段落从第三行与档号齐头处依次著录题名与责任说明项、稿本与文种项，密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项，回行时，齐头著录。第三段落另起一行空两格著录提要，回行时与一、二段落齐头。第四段落另起一行齐头著录主题词或关键词，各词之间空一格。

6.2 表格式条目格式

　　 实际工作需要使用表格式条目时，其著录项目应与6.1相同，其排列顺序可参照6.1。

6.3 无论著录对象为单份文件、单个案卷还是一组文件或一组案卷，均按6.1或6.2格式依次著录。

6.4 著录条目的形式为卡片式时，卡片尺寸一般为12.5cm×7.5cm，著录时卡片四周均应留1cm空隙，如卡片正面著录不完，可接背面连续著录。

7 著录用文字

7.1 著录用文字必须规范化。

7.2 汉字应使用规范化的简化汉字。外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。

7.3 文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。

7.4 图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加"[]"号。

8 著录信息源

8.1 著录信息来源于被著录的档案。

8.2 单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。

8.3 一个或一组案卷著录时主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等。

8.4 被著录档案本身信息不足时，参考其它有关的档案资料。

9 著录项目细则

9.1 题名与责任说明项

9.1.1 题名

　　 题名，又称标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。

9.1.1.1 正题名

　　 a)正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。

　　 b)单份文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加"[ ]"号。示例见附录A1。

　　 c)单份文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，井根据其内容另拟题名附后，加"[ ]"号。

　　 例：通知[共青团中央关于纪念一.二九的通知]

　　 示例又见附录A9。

　　 d)单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部份，节略内容用"……"号表示。

　　 e)案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。

9.1.1.2 并列题名

　　 并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时井列题名与正题名一并著录，并列题名前加"＝"号。示例见附录A14。

9.1.1.3 副题名及说明题名文字

　　 副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。

　　 说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名文字照原文著录。

　　 副题名及说明题名文字前加"："号。

　　 例：国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准

　　 示例又见附录A5、A6、A16、A17。

9.1.2 文件编号

9.1.2.1 文件编号是文件制发过程中由制发机关，团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。

9.1.2.2 文件编号除年度用"[]"号外，其余照原文字符号抄录，其前加"："号。

　　 例1： ：中发[1980]16号

　　 例2： ：GB／T 13968一92

9.1.2.3 联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号，中间用"；"号隔开。

9.1.2.4 档案室一般应著录文件编号。

9.1.3 责任说明

　　 责任说明著录责任者，必要时著录职责或身份(职务、职称等)。

　　 责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

9.1.3.1 责任者只有一个时，照原文著录，其前加"/"号。

9.1.3.2 责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。被省略的责任者用"[等]"表示。第一个责任者之前加"/"号，责任者之间以"；"号相隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的"（）"号中，责任者之间以"，"号相隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的"()"中，职责或身份之间以"，"相隔。

　　 例 1：/国家计委；国家科委；国家档案局

　　 例 2：/徐昌霖(编剧，导演)；舒适，项堃，上官云珠(主演) 陈歌辛(作曲)

9.1.3.3 机关团体责任者

　　 a)机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。

　　 例1：／中国共产党中央委员会

　　　　 ／中共中央

　　 例2：／中华人民共和国外交部

　　　　 ／外交部

　　 例3：／中华人民共和国科学技术部

　　　　 ／科技部

　　 例4：／河北省人民政治协商会议

　　　　 ／河北省政协

　　 以上不应简称为"中央"、本部"、科委"、省政协"。

　　 b)历代政权机关团体责任者，著录时其前应冠以朝代或政权名称，并加"( )"号。

　　 例1：／(清)内阁

　　 例2：／(民国)外交部

9.1.3.4 个人责任者

　　 a)个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加"( )"号。

　　 例：／陈毅(外交部长)

　　 b)文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。

　　 例：／毛泽东(中共中央主席)

　　　　 ／毛泽东(国家主席)

　　　　 ／毛泽东(中央军委主席)

　　 c)清代及其以前的个人责任者应冠以朝代名称，并加"( )"号。

　　 例：／(清)李鸿章

　　 d)少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。

　　 e)外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加"( )"号。

　　 例1：(苏)斯大林(CTA. ЛИН,И.В.)

　　 例2：(美)爱因斯但(Einstein，A.)

9.1.3.5 文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加"( )"号。

　　 例1：／白芳渠(中共中央北方局)

　　 例2：／茅盾(沈雁冰)

9.1.3.6 未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加"[]"号；考证无结果时，以三个"□"代之。

9.1.3.7 文件责任者不完整时,应照原文著录,将考证出的完整责任者附后，并加"[ ]"号。

　　 例：／周[周恩来]

9.1.3.8 文件责任者有误，仍照原文著录，但应考证出真实责任者附后，并加"[ ]"号。

　　 例：／王国央[王国英]

9.1.3.9 考证出的责任者根据不足时，在其后加"？"，一并著录于"[ ]"号。

　　 例：／[张治中？]

9.1.4 附件

　　 a)附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名，其前冠"+"号。

　　 b)文件正文后有多个附件时，应逐一著录各附件题名，各附件题名前均冠以"+"号。如附件题名过长，也可简略，其节略内容用"…"号表示，自拟附件题名加"[ ]"号。示例见附录A3、A10。

　　 c)若附件题名具有独立检索意义时，亦可另行著录条目，但应在附注项中加以说明。示例见附录A11。

9.2 槁本与文种项

9.2.1 稿本

　　 稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。稿本项依实际情况著录为草稿、定槁、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，其前加"．—"号。

9.2.2 文种

　　 文种是指文件种类的名称。文种项依实际情况著录为命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、国书、照会、诰、敕、奏折等，其前加"："号。

9.3 密级与保管期限项

9.3.1 密级

　　 密级是指文件保密程度的等级。

9.3.1.1 密级按GB/T7156一1987第4章文献保管等级代码表划分为六个级别，名称与代码如下：

　　表1 文献保密等级代码

　　名 称
　　数字代码

　　汉语拼音代码
　　汉字代码

　　公开级

　　国内级

　　内部级

　　秘密级

　　机密级

　　绝密级
　　0

　　1

　　2

　　3

　　4

　　5

　　GK

　　GN

　　NB

　　MM

　　JM

　　UM
　　公开

　　国内

　　内部

　　秘密

　　机密

　　绝密

9.3.1.2 密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。密级前加".—"号。

9.3.2 保管期限

　　 保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。

　　 保管期限一般按案卷组成时所定保管期限著录，其前加"："号，若已更改的，应著录新的保管期限。

9.4 时间项

　　 时间项视不同著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等，其前均加".—"号。

9.4.1 文件形成时间

　　 一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。

9.4.2 时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位数表示年，第5-6位数表示月，第7-8位数表示日。

　　 例1：.—19810824

　　 例2：.—19891201

9.4.3 历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应照原文著录，同时将换算好的公元纪年附后，并加"()"号。

　　 例：.—清乾隆10年9月26日(17451021)

9.4.4 没有形成时间的文件，应根据其内容、形式特征等考征出形成时间后著录，并加"［］"号。

　　 例：.—［19520110］

9.4.5 文件时间不完整或部分时间字迹不清时，仍著录原时间，原时间中缺少或字迹不清部分以"□"补之，再将考证出的时间附后，并加"［］"号。

　　 例1：.—1945□□□□［19450815］

　　 例2：.—□□□□1209［19691209］

　　 例3：.—19□□□204［193□1204］