关于印发鞍山市照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式的通知

鞍档发〔2011〕19 号

关于印发鞍山市照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式的通知

各县(市)区档案局、市直各部门、中省直有关单位：
为实现全市档案数字化建设工作的标准化、规范化，根据国家档案局和省档案局有关业务规范要求，结合我市实际，制定了《鞍山市照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式》，现印发给你们，请遵照执行。

二Ο一一年六月八日

鞍山市照片、音频和视频档案目录数据库结构与交换格式

1 范围
本标准规定了照片、音频和视频档案目录数据库的结构、著录细则及目录数据库交换格式。
本标准适用于鞍山市各级各类档案馆和机关档案室照片、音频和视频档案目录数据库的建设、目录的著录、档案部门间目录数据库的交换，亦可作为编制相关档案管理软件的参考，其它单位可参照执行。
2 术语和定义
2.1 档案目录数据库
以一定的组织方式存贮在一起的相关档案数据的集合。
2.2 数据字段
档案目录数据中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。
2.3 字段名
标识数据字段名称的一组符号。
2.4 字段类型
各字段对应内容的数据类型。
2.5 字段长度
数据字段中可存放数据的最大字节数。
2.6 数据记录
档案数据中由若干数据字段组成，描述著录条目的数据集合。
2.7 必须著录项目
根据《档案著录规则》和数据库在档案管理实际工作中应用的要求，档案数据库必须具备的最基本的著录项目。
2.8 选择著录项目
根据工作的实际，除必著项以外所选择的著录项目。
3 数据库结构
本标准规定了照片、音频和视频档案目录数据库结构。《照片案卷级目录数据库结构》、《照片文件级目录数据库结构Ⅰ》适用于按照传统方式整理的照片档案；《照片文件级目录数据库结构Ⅱ》适用于按照新方法整理的照片档案；《音频档案目录数据库结构》适用于音频（录音）档案；《视频档案目录数据库结构》适用于视频（录像）档案。
3.1 《照片案卷级目录数据库结构》

3.2 《照片文件级目录数据库结构Ⅰ》

3.3 《照片文件级目录数据库结构Ⅱ》

3.4 《音频档案目录数据库结构》

注：*为必著项
4 著录细则
在计算机上著录的档案目录内容，即填写在上述数据库中的对应项目。所有字段中含有阿拉伯数字的，著录时统一为半角录入。
4.1 编号
4.1.1 档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，据实著录。例：鞍山市档案馆代码为：421031
4.1.2 照片号
反映每张照片在全宗内排列顺序的一组字符代码，据实著录。新方法整理的照片档案格式如下：
全宗号一保管期限代码一册号一张号
例如：0197-Y-001-00001
4.1.3 全宗号
档案馆给立档单位编制的代号，用四位数码表示，其中首位为地区识别码。0市直、A海城、B台安、C岫岩、D铁东、E铁西、F立山、G千山。
4.1.4 目录号
即某个全宗内每本目录所编序列的代号， 2位数字表示，不足前面添"0"占位。
4.1.5 册号
在某一全宗某一保管期限内照片册的顺序编号。用3位数字表示，不足添"0"占位。
4.1.6 张号
照片在一个保管期限下的流水编号。用5位数字表示，不足添"0"占位。
4.1.7 （音频）档号
以字符形式赋予音频档案的一组代码，是存取档案的标识。
其格式如下：全宗号一目录号一盘号一顺序号
4.1.8 年度
档案形式的具体年度。
4.1.9 盘号
在某一全宗某一目录下盘的顺序编号。用3位数字表示，不足添"0"占位。
4.1.10 顺序号
在盘内的顺序编号。用3位数字表示，不足添"0"占位。
4.1.11 （视频）档号
以字符形式赋予视频档案的一组代码，是存取档案的标识。
其格式如下：全宗号一目录号一盘号一顺序号
4.1.12 底片号
反映底片在全宗内排序的一组字符代码。由全宗号、保管期限代码、张号组成。
其格式如下：全宗号一保管期限代码一张号
4.1.13 参见号
与照片、缩微胶片、音频和视频档案有密切联系的其他载体档案的档号。有两种以上其他载体档案的档案时，用空格隔开。
4.1.14 分类号
依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》等有关规定进行著录，多个分类号之间以"+"号分隔。
4.1.15 组织机构代码
依据《全国组织机构代码编制规则》所赋予的代码著录。
4.1.16 脱机载体编号
是指数据脱机保存的载体编号，一般由组织机构代码、存储载体代码、载体排列顺序号三部分组成。其格式为"组织机构代码一存储载体代码一排列顺序号"，存储载体代码用字母表示("CD"代表光盘，"MT"代表磁带，"MD"代表磁盘)，载体排列顺序号用阿拉伯数字表示。
示例：001110797一CD一001，表示鞍山市档案局(馆)一光盘一第1盘。
4.2 题名
表达照片、音频和视频档案总体内容、形式特征的名称。据实著录。
4.3 责任者
对照片、音频和视频档案内容负有责任的个人或团体。著录时一般用全称或通用简称。
4.4 作者、时间、地点
4.4.1 作者
指照片、音频和视频档案的摄、录者。据实著录。
4.4.2 时间
指照片、音频和视频档案的摄、录时间。
基本格式为CCYYMMDD，用8位阿拉伯数字表示，期中CCYY表示一个公元纪年，MM表示月份，DD表示日期，月日小于两位数的前面补"0"；时间不详时用数字"0"表示，同时在附注中加以说明；非公元纪年的应转换为公元纪年后著录，同时在附注中加以说明。
示例：00000728，即表示年度不详，月、日为7月28日。民国十年1月7日应转化为公元纪年为1921，著录为"19210107"。
4.4.3 地点
指照片、音频和视频档案的摄、录的地点。据实著录。
4.5 张数
指一组照片的数量。
4.6 归档日期
档案归档的时间。用8位阿拉伯数字表示。示例：2006年7月30日写作20060730。
4.7 密级
4.7.1 密级分为公开级、秘密级、机密级、绝密级。
4.7.2 密级的标识采用汉字代码，即公开、秘密、机密、绝密。
4.7.3 一般按档案形式时所定密级著录。对已升、降密级的档案，应著录新的密级；对已解密的档案，应著录"解密"并在附注中注明解密时间；公开级可不著录。
4.8 保管期限
4.8.1 保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种，据实著录。
4.8.2 保管期限更改的，应著录新的保管期限。并在附注中注明更改时间。
4.9 控制标识
控制标识分为开放、控制两种。确定为开放的档案，著录为"开放"，并在附注中注明开放的时间；确定为控制利用的档案，著录为"控制"。
4.10 备注
著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依目录数据库结构中各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在其后。
5 档案目录数据交换
5.1 档案目录数据交换格式
档案目录数据交换的文件是扩展名为.DBF的关系型数据库文件，或所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文件进行数据交换。
5.2 档案目录数据交换要求
5.2.1 数据库文件名格式

5.2.1.1 数据类型分为照片、音频和视频。照片、音频和视频数据类型代码分别用汉语拼音字母"ZP"、"YP"、"SP"标识。
5.2.1.2 库文件编号是顺序编号，从01-99顺序编制。
示例1：建库单位是中共鞍山市委，数据交换类型是照片数据库，全宗号是0003，数据交换年度2007年，库文件编号为2号。
库文件名为：ZP一0003一2007一02.DBF。
示例2：建库单位是鞍山市档案馆，数据类型是音频数据库，档案馆代码421031，数据交换年度2007年，库文件编号为1号。
库文件名为：YP一421031一2007一01.DBF。
5.2.2 经过加密处理的数据，交换时必须提供解密手段。
5.2.3 经过压缩处理的数据，交换时必须提供解压缩手段。
5.2.4 档案目录数据交换建议使用光盘、可移动磁盘。不允许使用软盘。网上传递仅限于没有密级的目录数据库。
5.2.5 档案目录数据交换盘应带有外部标识，注明全宗名称、全宗号、相关年度及盘号，馆际之间档案目录数据交换要注明档案馆代码。
5.2.6 档案目录数据交换盘应确认为无病毒盘才能接收。

主题词：档案 声像 数据库 通知
抄报：辽宁省档案局
鞍山市档案局办公室 2011年6月8日印发
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