鞍山市档案局关于印发《鞍山市档案著录规范》的通知

鞍档发〔2013〕15号

鞍山市档案局关于印发《鞍山市档案著录规范》的通知

各县(市)、区档案局，市直各部门，中省直有关单位：
为实现全市档案信息化建设工作的标准化、规范化，根据国家档案局和辽宁省档案局有关业务规范要求，结合我市实际，制定了《鞍山市档案著录规范》，现印发给你们，请遵照执行。

二Ο一三年六月八日

鞍山市档案著录规范

一、文书档案案卷目录（适用于按传统方式组卷的文书档案）
（一）必著项
全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、文件起始时间、文件终止时间、控制标识、保管期限、卷内文件份数、总页数、档案馆代码。
（二）著录要求
1．全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，4位数码，由系统自动添加。其中首位为地区识别码：0市直、A海城、B台安、C岫岩、D铁东、E铁西、F立山、G千山。
2．目录号：全宗内每本目录所编序列的代号，2位数字，不足前面添"0"占位，在同一个全宗内不允许出现重复的目录号，各单位可根据本单位实际确定相关的目录号。
3．案卷号：案卷排列顺序号，3位数字，不足前面添"0"占位，由机关档案部门统一编制。案卷号最大值为999，超过999号案卷需重新设置目录号，案卷号由001号重新编写。
4．档号（案卷级）：录入数据后，由系统自动生成。其格式为：全宗号-目录号-案卷号。
5．年度：4位数字表示。
6．题名（案卷级）：是卷内文件名称的概括，最大长度为80个汉字。
7．责任者：案卷责任单位。
8．文件起止时间：指卷内文件成文日期的起始时间和终止时间。8位数字，例如：19980102，时间不详时用数字"0"表示。
9．控制标识：与卷内目录中最高控制级别一致。
10．保管期限：选择录入。例如：永久、长期、短期。
11．卷内文件份数：填写卷内实有文件的总件数，直接录入。
12．总页数：卷内实有文件的总页数，直接录入。
13．档案馆代码：依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，据实著录。例如：鞍山市档案馆代码为：421031。
14．组织机构代码：依据《全国组织机构代码编制规则》所赋予的代码著录。例如：鞍山市档案局的组织机构代码为：001110797。
15．备注：注释卷内文件需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。
二、文书档案卷内目录（适用于按传统方式组卷的文书档案）
（一）必著项
全宗号、目录号、案卷号、页号、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、控制标识、保管期限、密级、档案馆代码。
（二）著录要求
1．全宗号、目录号、案卷号、保管期限、档案馆代码、组织机构代码项著录要求见"文书档案案卷目录"。
2．页号：为文件所在首页页号，以修改完的页号为准，3位数字，不足前面添"0"占位。
3．档号（文件级）：录入数据后，由系统自动生成。其格式为：全宗号-目录号-案卷号-页号。
4．卷内顺序号：2位数字，不足前面添"0"占位，以卷内文件排列先后顺次编写的序号，原则上一份文件编一个顺序号。请示与批复、来文与复文、正本与底稿、历次修改稿应分别编顺序号。只有正件和附件按一份文件计算，编一个顺序号。
5．文件编号：指文件制发机关的发文字号，由发文代字+年度+序号三项组成，例如：鞍档发［2003］4号,其中［2003］不能录成〔2003〕、〖2003〗、或【2003】，4为发文序号，用3位数字表示，即：004，不足添"0"占位。（1970年以前的文件不用录文号）。联合发文或有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。若著录多个文件编号，中间用"；"号隔开。
6．题名（文件级）：即文件标题，最大长度为60个汉字。文件没有标题或标题不规范、含义不清，不能全面反映文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加"[ ]"号。会议记录标注重拟题名时，应写清会议的主要内容及会议名称，并外加[ ]，例如：题名格式为[关于讨论…的党委会议记录]。
7．文件所涉人名：涉及任免、奖励、处分、审查、其它（工资表、录用）等人名全部录入。任免必须有正式红头文件，奖励只录入省或市劳模、先进生产者、先进工作者、享受待遇等。所涉人名原则上只录本单位的人员，单一人名中间不能加空格，多个人名之间用空格隔开。
8．责任者：指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，最大长度为25个汉字。责任者应按文件录全称，不能使用"本局"、"本部"等简称；对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须同时标注领导人的职务（姓名后加括号）；联合发文必须标注本单位的责任者，责任者之间用"，"分隔。
9．文件形成时间：即文件的落款时间。8位数字，不足前面添"0"占位，例如： 19950702。对会议决定等文件以及法规性文件，可填通过或批准、公布日期；对没有落款日期的文件，应根据文件内容加以考证后填写，并加"[ ]"号。
10．密级：未满30年的档案，按文件原有密级选择著录，例如：秘密，机密，绝密；文件本身有密级的，已满30年的档案需重新鉴定密级；无密级的不标注。
11．控制标识：
（1）会议记录为"控制A"；涉及人的审查、处分为"控制B"；党员和干部报表、统计数字、历次政治运动、本单位认为不宜对外公开的档案标注"控制C"。
（2）未满30年，本单位认为可以对外公开的档案标"公开"，不适于公开的标"控制"。
（3）已满30年的档案无密级又不属于控制A、B、C的标"公开"。
12．附件：录入附件题名。
三、文书档案归档文件目录（适用于新方法整理的文书档案）
（一）必著项
档号、全宗号、年度、保管期限、保管期限代码、分类号、分类名称、件号、盒号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、密级、控制标识、页数、档案馆代码。
（二）著录要求
1．全宗号、年度、档案馆代码、组织机构代码、备注项著录要求见"文书档案案卷目录"。
2．文件编号、题名、文件所涉人名、责任者、文件形成时间、密级、控制标识、附件项著录要求见"文书档案卷内目录"。
3．档号：由系统根据档案生成规则自动添加。其格式为：全宗号－保管期限代码-年度－盒号-件号。
4．保管期限：著录或选择"永久"、"长期"、"短期"、"30年"、"10年"。
5．保管期限代码：著录或选择"Y(永久)"、"C(长期)"、"D(短期)、30（30年）、10（10年），与保管期限相对应"。
6．分类号：按问题分类的单位，分类号用2位数字表示，例如：党群01、行政02、业务03；按机构分类的单位，二级类目用户自己定义，分类号用3位数字表示，例如：办公室001、业务处002、教育处003等。
分类方案的类目代码，双击"分类号"项字段，弹出"档案分类表"，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。
7．分类名称：是指分类方案类目的机构（问题）名称，与分类号对应。按"机构"分类的，填写机构全称，如办公室，业务处、教育处等；按"问题"分类的，填写问题的类名，如党群类、行政类、业务类等。不分机构（问题）的立档单位此项可空。
8．件号：4位数字，不足前面添"0"占位。填写室编件号，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"0001"开始标注，逐件流水编号。类目与类目之间件号不连编。
9．盒号：5位数字，不足前面添"0" 占位。同一保管期限的归档文件从"00001"开始编制一个流水号，按"永久"、"长期"、"短期、30年、10年"形成5个流水盒号。
10．页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，请示与批复（含多级请示文）作为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
四、会计档案案卷目录
（一）必著项
全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、责任者、起止日期、页数、保管期限、控制标识、分类号、分类名称。
（二）著录要求
1．全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，4位数码，由系统自动添加。其中首位为地区识别码：0市直、A海城、B台安、C岫岩、D铁东、E铁西、F立山、G千山。
2．目录号：即某个全宗内每本目录所编序列的代号，2位数字，不足前面添"0"占位。
3．案卷号：案卷目录中的案卷顺序号，由机关档案部门统一编制。3位数字，不足前面添"0"占位。
4．档号：录入数据后，由系统自动生成。其格式如下：全宗号-目录号-案卷号。
5．年度：4位数字表示。
6．题名：档案总体内容、形式特征的名称。最大长度为60个汉字。
7．责任者：档案责任单位。
8．起止日期：指卷内文件成文日期的起始时间和终止时间。例如：20020101-20021231。
9．页数：卷内实有文件的总页数，直接录入。
10．保管期限：选择录入。例如：永久、长期、短期、5年、10年、15年。
11．控制标识：分为开放、控制两种。确定为开放的档案，著录为"开放"，并在附注中注明开放的时间；确定为控制利用的档案，著录为"控制"。
12．分类号：分类方案的类目代码，双击"分类号"项字段，弹出"档案分类表"，用户根据事先录制好的分类代码选择输入。
13．分类名称：与分类号对应。0930-决算、工资单，0931-帐簿，0934-凭证，0935-报表，0936-其它。
14．备注：注释卷内需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入等。
五、照片档案案卷目录（适用于按传统方式整理的照片档案）
（一）必著项
全宗号、目录号、案卷号、档号、年度、题名、文字说明、责任者、保管期限、控制标识、归档日期、档案馆代码。
（二）著录要求
1．全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，4位数码，由系统自动添加。其中首位为地区识别码：0市直、A海城、B台安、C岫岩、D铁东、E铁西、F立山、G千山。
2．目录号：即某个全宗内每本目录所编序列的代号，2位数字，不足前面添"0"占位。
3．案卷号：案卷目录中的案卷顺序号，由机关档案部门统一编制。3位数字，不足前面添"0"占位。
4．档号（案卷级）：录入数据后，由系统自动生成。其格式如下：全宗号-目录号-案卷号。
5．年度：4位数字表示。
6．题名（案卷级）：照片档案总体内容、形式特征的名称。最大长度为60个汉字。
7．责任者：档案责任单位。
8．保管期限：选择录入。例如：永久、长期、短期。
9．控制标识：与卷内目录中最高控制级别一致。
10．归档日期：档案归档的时间。用8位阿拉伯数字表示。
11．档案馆代码：依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，据实著录。例如：鞍山市档案馆代码为：421031。
12．张数：卷内实有照片的总页数，直接录入。
13．组织机构代码：依据《全国组织机构代码编制规则》所赋予的代码著录。例如：鞍山市档案局的组织机构代码为：001110797。
14．脱机载体编号：是指数据脱机保存的载体编号。其格式为"组织机构代码一存储载体代码一排列顺序号"，存储载体代码用字母表示("CD"代表光盘，"MT"代表磁带，"MD"代表磁盘)；载体排列顺序号用阿拉伯数字表示。例如：001110797一CD一00001，表示鞍山市档案局(馆)一光盘一第1盘。
15．备注：注释卷内照片需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入照片等。
六、照片档案卷内目录（适用于按传统方式整理的照片档案）
（一）必著项
全宗号、目录号、案卷号、照片号、档号、页号、年度、题名、文字说明、摄制者、时间、地点、密级、保管期限、控制标识、底片号、参见号、档案馆代码。
（二）著录要求
1．全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限、档案馆代码、组织机构代码、脱机载体编号、备注项著录要求见"照片档案案卷目录"。
2．照片号：为卷内照片的流水编号。3位数字，不足前面添"0"占位。
3．档号（卷内级）：录入数据后，由系统自动生成。其格式如下：全宗号-目录号-案卷号-照片号。
4．页号：为卷内照片所在张页号。3位数字，不足前面添"0"占位。
5．题名：简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
6．文字说明：运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未涉及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述。
7．摄制者：摄制者一般填写个人，必要时可加写单位。
8．时间：照片的拍摄时间，8位数字。例如：19980102，时间不详时用数字"0"表示。
9．地点：照片的拍摄地点。据实著录。
10．密级：按原有密级选择著录，例如：秘密，机密，绝密。无密级的不标注。
11．控制标识：分为开放、控制两种。确定为开放的档案，著录为"开放"，并在附注中注明开放的时间；确定为控制利用的档案，著录为"控制"。
12．底片号：著录同照片号。
13．参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下：
　　（相关档案种类）档号
七、照片档案总目录（适用于按《鞍山市〈照片档案管理规范〉实施细则》整理的照片档案）
（一）必著项
全宗号、保管期限、册号、张号、档号、照片号、年度、题名、文字说明、责任者、作者、时间、地点、密级、控制标识、底片号、参见号、归档日期、档案馆代码。
（二）著录要求
1．全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，4位数码，由系统自动添加。其中首位为地区识别码：0市直、A海城、B台安、C岫岩、D铁东、E铁西、F立山、G千山。
2．保管期限：选择录入。例如：永久、长期、短期。
3．册号：在某一全宗某一保管期限内照片册的顺序编号。3位数字，不足前面添"0"占位。
4．张号：照片在一个保管期限下的流水编号。5位数字，不足前面添"0"占位。
5．档号：录入数据后，由系统自动生成。其格式如下：全宗号一保管期限代码一册号一张号。
6．照片号：著录同档号。
7．年度：用4位数字表示。
8．题名：简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。
9．文字说明：运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未涉及内容做出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述。
10．责任者：档案责任单位。
11．作者：指照片拍摄者，一般填写个人，必要时可加写单位。
12．时间：照片的拍摄时间，8位数字。例如：20040102，时间不详时用数字"0"表示。
13．地点：照片的拍摄地点。据实著录。
14．密级：按原有密级选择著录，例如：秘密，机密，绝密。无密级的不标注。
15．控制标识：分为开放、控制两种。确定为开放的档案，著录为"开放"，并在附注中注明开放的时间；确定为控制利用的档案，著录为"控制"。
16．底片号：著录同照片号。
17．参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下：（相关档案种类）档号。
18．归档日期：档案归档的时间。用8位阿拉伯数字表示。
19．档案馆代码：依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，据实著录。例如：鞍山市档案馆代码为：421031。
20．备注：注释卷内照片需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁、插入照片等。
八、音频（视频）档案目录
（一）必著项
全宗号、目录号、盘号、顺序号、档号、参见号、题名、责任者、作者、时间、地点、密级、保管期限、控制标识、归档日期、档案馆代码。
（二）著录要求
1．全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，4位数码，由系统自动添加。其中首位为地区识别码：0市直、A海城、B台安、C岫岩、D铁东、E铁西、F立山、G千山。
2．目录号：即某个全宗内每本目录所编序列的代号，2位数字，不足前面添"0"占位。
3．盘号：在某一全宗某一目录下盘的顺序编号。用3位数字，不足前面添"0"占位。
4．顺序号：在盘内录制内容的顺序编号。3位数字，不足前面添"0"占位。
5．档号：录入数据后，由系统自动生成。其格式如下：全宗号-目录号-盘号-顺序号。
6．参见号：是指与音频（视频）档案有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如下：（相关档案种类）档号。
7．题名：音频（视频）档案总体内容、形式特征的名称。最大长度为80个汉字。
8．责任者：对音频（视频）档案负有责任的个人或团体。
9．作者：音频（视频）档案的摄录者。
10．时间：音频（视频）的摄录时间，8位数字。
11．地点：音频（视频）的摄录地点。据实著录。
12．保管期限：选择录入。例如：永久、长期、短期。
13．密级：按原有密级选择著录，例如：秘密，机密，绝密。无密级的不标注。
14．控制标识：分为开放、控制两种。确定为开放的档案，著录为"开放"，并在附注中注明开放的时间；确定为控制利用的档案，著录为"控制"。
15．归档日期：档案归档的时间。用8位阿拉伯数字表示。
16．档案馆代码：依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，据实著录。例如：鞍山市档案馆代码为：421031。
九、科技档案案卷目录
包括基建档案、设备档案、产品档案、科研档案四种类型。
（一）必著项
全宗号、年度、目录号、案卷号、分类号、分类名称、档号、题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、文件起始时间、文件终止时间、总页数、备注。
（二）著录要求
1．全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。4位数码，由系统自动添加。
2．目录号：一般指分类目录号。2位数字，不足前面添"0"占位。
3．分类号：指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号。
4．案卷号：应填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。3位数字，不足前面添"0"占位。
5．项目代号：指科技档案由所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号。
6．档号：由全宗号、分类号(项目代号或目录号)、案卷号组成。
7．题名：即案卷题名，应简明、准确地揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或代字（号）、结构、阶段名称、文件类型名称等。
8．编制单位：负责组卷部门或单位。
9．编制日期：组卷日期，8位数字。
10．文件起始时间：应填写案卷内科技文件形成的起始时间，8位数字。
11．文件终止时间：应填写案卷内科技文件形成的终止时间，8位数字。
12．保管期限：应填写组卷时制定的保管期限。
13．密级：应填写卷内科技文件的最高密级。
十、科技档案卷内目录
（一）必著项
全宗号、年度、目录号、案卷号、页号、分类号、分类名称、档号、卷内顺序号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、保管期限、密级、备注。
（二）著录要求
1．全宗号、年度、目录号、案卷号、页号、分类号、分类名称、档号等项著录见科技档案卷目录。
2．页号：指每份科技文件首页上标注的页号。3位数字，不足前面添"0"占位。
3．卷内顺序号：指该份文字材料或图样在案卷内的排列序号，2位数字，不足前面添"0"占位。
4．文件编号：指科技文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号。
5．题名：指该份文字材料或图样的标题，应填写全称。
6．责任者：指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名。
7．文件形成时间：指该份文字材料或图样的编制日期。
8．保管期限：选择录入。例如：永久、长期、短期。
9．密级：按原有密级选择著录，例如：秘密，机密，绝密。无密级的不标注。

主题词：档案 著录规范 通知
抄报：辽宁省档案局
鞍山市档案局办公室 2013年6月8日印发
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