档案全宗卷的建立与整理

档案全宗卷

一、全宗卷内主要容与使用范围
1、全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
2、本规范规定了全宗卷的编制原则，主要内容和整理、办法。
3、本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构(以下统称档案室)。
二、全宗卷编制原则
1、档案馆(室)对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
2、全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3、全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
三、全宗卷的主要内容
1、档案收集：档案交接文据、移交目录、接收记录，档案来源和价值说明等。
2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。
3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4、档案保管：档案安全检查记录、报告、重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
6、档案利用：全宗指南(全宗介绍)，开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
7、档案管理新技术的应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。
四、全宗卷整理
1、全宗卷文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
2、整理组卷时，必须认真检查，鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
3、卷内文件材料按问题——时间进行系统排列，排列顺序为：全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档 档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。
档案室形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。