架阁库

作为放置档案文件的"架阁"，最初出现在北宋，这是与当时档案工作的发展以及文件从卷轴发展为折迭的形式相适应的。后来逐渐发展为"库"，在中央的三省、枢密院，六部、三司等机关，都普遍设置了"架阁库"。随着中央"架阁库"的建立，地方机关也设置起来。

宋王朝为了严格掌管架阁库档案，对于"架阁库"的工作人员，很注意拣选，到了南宋时，规定州县"架阁库"由令丞、主簿掌管，并另设有一定数额的具体工作人员。

"架阁库"的工作制度和方法，由初期的笼统，逐渐发展为比较完善。在整理工作上，要"置册分门编录"，按所受月日编次，以千字文排列；对于档案文件要"印缝"，写明张数、封题、年月、事目、以年月次序进行登记；"立号编排"。在登记簿上还要注明："某月某日某字号，编排架阁某库"（类似今天的存放索引）。在鉴定和销毁工作上，均留十年，每三年进行一次"检简"，如有销毁的，要经有关部门复查。在移交和保管工作上，规定了档案文件定期移交的办法，如大理寺的案件在办完后一个月，即封送中书省"架阁库"；中央六部的档案，藏于本部八年后，欲永久保存的送入金耀门文书库典藏。工作人员在调动时，必须进行交待。档案入库后，不得交杂损失；如有漏落、损失、被水浸坏，必须进行修补、抄录和"收寻晒曝"，被水浸毁的，应进行"传写"，如果保管人员散失了档案，或被偷盗，都要受到刑事处分的。在利用"架阁库"的档案工作上，规定在利用档案时，要派官一员，"监视出入"。并要由监督官员批准借出期限，归还时官员清点、注销；至于机密的档案（如枢密院的军事档案等），除职事官员外，其余的人不许外借。

此外，对于档案的散失、藏匿、毁弃、拆换，应存而不存库的，不进行粘连或印缝等等，都在法律上规定了严厉的处罚。宋代"架阁库"的这些制度和方法，对其后的档案工作有很大的影响。

摘自《档案史话》