如何全面理解电子文件管理的重要意义

1、有利于提高机关办公效率和质量

公文是机关工作的工具和纽带，也代表了机关管理的水平和形象。提高了机关公文管理水平，有利于促进机关工作的规范化、科学化、高效化。电子文件具有存储密集、携带方便；制作简便、处理灵活；检索快捷、传播迅速；多元集成、生动直观等优势。借助这优势，我们可以在键盘上写稿、在屏幕上阅稿、在网络上收发和查询文件，从根本上克服纸质文件的制作难、查询难、传递难的问题，使办公手段发生质的飞跃。

2、有利于提高档案管理水平

档案是社会活动的真实纪录。它能让历史凝固、让信息沉淀、让记忆说话、让知识传承。没有档案，各行各业就难以持续发展，甚至连生存都将成问题。由于档案是从文件转换过来的，今天的文件是明天的档案，今天的档案是昨天的文件，它们之间是不可分割的。因此，国内外经验表明，电子档案工作必须强调前端控制，即从文件制作、传递、收集时就加强质量控制，以确保归档电子文件的价值。电子文件的任何质量隐患，如内容不真实、格式不规范等问题，将会给档案工作带来难以弥补的损失。

3、有利于信息资源的开发和利用

优质的信息资源是政府和企业管理的基础，决策的前提和为社会服务的依据。离开信息资源，各项工作将成为"无源之水，无本之木"。电子文件具有纸质文件难以比拟的优越性，理应成为现代社会的优质战略资源。然而，由于这一项新事物还没有被人们广泛认识，至今仍然是社会信息化的薄弱环节。加强电子文件的科学管理，就能为信息资源的开发利用创造条件，由此带来可观的经济和社会效益。

4、有利于社会信息安全

安全是信息化的命脉，安全出问题，信息化工作将前功尽弃。由于电子文件天生就有的载体、信息、特别是生存环境的不稳定性，使其很容易被删除、篡改、伪造、泄密，造成灾难性后果。而且人类对计算机的依赖性越强，其带来的社会危害就越大。加强电子文件管理，应当成为信息化安全，乃至社会安全的一项重要内容。