如何正确认识电子文件的档案价值

如何正确认识电子文件的档案价值

电子文件是否具有档案价值？如何考量电子文件的档案价值？这是档案部门名正言顺、理直气壮地管理电子文件的前提和基点。国际档案理事会电子文件管理委员会编制的《电子文件管理指南》把作为档案由档案部门接收和保存的电子文件称为"具有档案性质的电子文件"。我国国家档案局颁发的《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）将归档电子文件（archival electronic records）定义为"具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件"。这两个定义的相似之处是既承认，又不完全承认电子文件的档案属性，这种概念表述上的严谨主要出于以下原因：
众所周知，档案按照其价值实现的性质可划分为参考价值(又称"情报价值")和凭证价值(又称"证据价值")。其中凭证价值是档案的核心价值。上述定义将作为档案保存的电子文件统称为"具有档案性质的电子文件"或"归档电子文件"，而不直接称"电子档案"，是因为现阶段人类对电子文件的真实性、完整性、有效性的控制和保障还面临诸多无法解决的难题，电子文件还难以独立承担起"社会记忆"的使命，难以具备历史凭证价值及成为完整意义上的档案。然而，鉴于参考价值也是档案价值，因此电子文件可以作为档案保存。我国对归档电子文件定义的深刻含义在于：一方面它确认了归档电子文件的档案属性，使各级档案部门可以理直气壮、名正言顺地收集和保管电子文件，并可以合乎情理地介入归档电子文件前端控制，从而使大量电子文件在凭证价值问题尚未解决之前避免流失和管理上的失控，有效地防止信息化环境下人类数字化记忆的失缺，还能够使档案部门逐步地积累起管理电子文件的经验。另一方面它又为归档电子文件的管理预留下广阔的发展空间。因为我国定义中的"利用价值"是一个相当弹性的概念，它可以也应当包括"凭证价值"。这个"潜台词"告诉我们，在归档电子文件管理中，不能仅仅满足于其参考价值的实现，而应当积极探索解决好它的"凭证价值"问题，从而使归档电子文件真正成为完整意义上的档案，与纸质档案具有同等的效用。