归档文件分类方法解读

问题：某局使用"保管期限—年代—机构"进行分类，但又单独设置了会议类，将本局召开的大型会议形成的归档文件放入其中。这种做法可以吗？

答：这种分类方法是错误的。采用复式分类法必须注意，同一分类层次只能采用一种分类方法，遵循同一分类标准，否则就会违背分类的原则，使分类体系随意、混乱，影响档案的检索利用。

上述事例中，该局采用了"保管期限—年度—组织机构"的方法制定分类方案，但档案管理人员考虑到本局每年召开的会议有重要意义，又在局内第一个组织机构"办公室"前增加了"会议类"，专门来容纳大型会议形成的文件材料。这样，分类方案中在同一分类层次中既出现了按机构分类，又出现了按具体问题分类。会议类中的文件本来与各部门业务有关，但被单独抽出放入会议类，它们与业务部门其他相关文件之间的有机联系就被割断了。这种做法使分类体系不能正确反映机关工作的真实面貌，势必给今后的档案管理和提供利用工作造成困难。正确的做法就是取消"会议类"，把该类目中各个会议的归档文件，按照会议主办部门或承办部门的不同，分别归入相应部门的类目中。