“件”在实际工作中的具体确定

归档文件"件"的确定，"件"就是"自然件"，即单份文件。一般以一个自然件为一件。如：《XX局关于加强机关干部队伍建设的通知》、《XX局关于表彰先进集体和先进个人的决定》，这两份文件各自为一件。

但有的文种的文件，如正文和附件，转发文与被转发文等，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全和归档后查找不到。

此外，在实际工作中，有些种类文件，如正本与其他稿本、原件与复制件等，如果彼此间相互脱离，其中之一在检索上往往没有太大价值，而且会增加大量不必要的编目工作，影响到整理和利用时的工作效率。

还有一些文件，如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时通常需要相互查证、因此实体不宜分散。

以下十种情况应视为一件：①正本与定稿（正本在前）；②正文与附件（正文在前）；③正文与文件处理单（处理单在前）；④原件与复制件（复制件在前）；⑤转发文与被转发文（转发文在前）；⑥来文与复文，如请示与批复、报告与批示、函与复函等（复文在前）；⑦各种会议记录以一次会议形成的记录稿为一件；⑧成册的报表、名册、图册等为一件；⑨中文文本与外文文本为一件（中文文本在前）；⑩党员组织关系介绍信存根、各种登记表等以10人为一件。