辽宁省电子文件归档与管理暂行规定

　　第一章 总 则

　　第一条 为了加强对全省电子文件的管理，保障电子文件的安全保管和有效利用，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》等有关法律法规，制定本规定。

　　第二条 本规定适用于全省党政机关、人民团体及其所属企事业单位，其他单位可参照执行。

　　CAD电子文件管理参照中华人民共和国国家标准GB/T　17678.1-1999及17678.2-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》执行。

　　第三条 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

　　第二章 　管理体制和职责

　　第四条 电子文件形成单位应加强电子文件的归档管理工作。根据本单位实际，建立相应的电子文件归档管理工作制度；确定此项工作的分管领导；明确各环节的工作职责。

　　第五条　电子文件形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，并纳入相关人员的岗位责任。档案部门应参与指导电子文件形成、办理、收集和归档等各工作环节。

　　电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。

　　第六条 电子文件的形成单位和档案部门应采取有效的管理措施和技术手段,防止电子文件被非法读取、拷贝、修改、破坏。

　　第七条 已利用计算机或计算机网络开展办公自动化、电子公文传输等电子政务的单位，应在计算机信息管理系统中设置相应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。　

　　第八条　档案部门应配置与业务部门相互兼容的、足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保电子文件的有效机读。

　　第九条　各级档案行政管理部门负责对本行政区内的电子文件归档与管理工作进行监督和指导。

　　第十条　归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

　　第三章 　电子文件的收集与归档

　　第十一条 归档电子文件参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档，划定保管期限，同时注明归档的电子文件可否公开。

　　第十二条　电子文件的类型

　　1、文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

　　2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等设备获得的静态图像文件。

　　3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

　　4、影像文件：指用视频设备获得并经计算机处理的文件。

　　5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

　　6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式。

　　7、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关的资源、支撑软件等。

　　8、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

　　9、超文本和超媒体文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件和具有多媒体信息的超文本文件。

　　第十三条　对各种类型的电子文件，归档时要采用各自的通用的文件格式，同时收集其必需的硬件环境、与其相关的软件及说明资料等，并保证其能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。

　　第十四条　在"无纸化"办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全措施，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上。需要永久和长期保存的电子文件，应按照国家目前对电子文件的"双套制"要求，制作与电子文件同样内容的纸质版本并归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并与电子文件建立互联。

　　第十五条 自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具，以保证电子文件的完整性。

　　第十六条　电子文件归档前应对电子文件的有效性、完整性和安全性进行鉴定，并由鉴定负责人签署审核意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

　　第十七条　电子文件归档方式为逻辑归档和物理归档。逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程；物理归档指把计算机及其网络中的电子文件集中下载到独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

　　第十八条 电子文件一般应在办理完毕后及时向档案部门归档。逻辑归档应随时进行，物理归档应参照纸质文件的规定定期完成。不论何种归档方式均需按档案管理的要求进行登记和交接。

　　第十九条　物理归档要按"电子文件集"进行管理，即把具有相同的软硬件环境的电子文件集中到一起作为一个文件集合来进行登记和归档。该文件集合内应有电子文件、电子文件背景信息和电子文件迁移情况记录等内容。

　　第二十条 归档电子文件的分类、编号和编目应按《辽宁省归档文件整理实施细则（试行）》的要求进行，并与相应的纸质文件保持一致。

　　第二十一条 归档电子文件的著录应按《档案著录规则》进行，并制成相应的归档电子文件目录。必著项目应包括：档号、题名、分类号、时间、责任者、文件编号、密级、公开标识、保管期限、主题词等。

　　第二十二条　电子文件形成单位应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。

　　第二十三条 归档的电子文件除特殊情况外一般不加密，必须加密的归档电子文件应与其解密软件和说明文件一同归档。

　　第二十四条 电子文件形成单位应在电子文件归档时对相关项目进行检查。检查项目包括与纸质文件核对内容、签章，审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目，病毒检测等，以保证电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式的一致性，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，处理过程无差错。

　　第四章　 电子文件的移交和接收

　　第二十五条　各级国家综合档案馆要做好接收归档电子文件的各种准备工作，包括接收方式、数据库建设、交接管理制度的建立等。

　　第二十六条　省直机关各部门和单位应按《中华人民共和国档案法》及国家档案局的有关标准、规定要求做好归档电子文件的移交准备工作，并与省档案馆协商，进行移交。

　　第二十七条　各级国家综合档案馆要建立能有效接收归档电子文件的数据库，并使接收的电子文件与馆藏档案数据库整合统一，永久保管，有效利用。

　　第二十八条　电子文件形成单位将归档电子文件移交给同级档案馆后，应保留原有档案数据内容供本单位利用。

　　第二十九条　归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递，或通过电子文件传输系统从网上交接。移交时，交接双方应认真检查其有效性、真实性、完整性和可靠性，并严格履行交接手续，对不合格的应由移交单位重新整理后再行交接。

　　第三十条　移交的电子文件要求存储载体为只读光盘或一次写光盘，一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。档案馆接收时进行数据库存储处理后，此光盘作为馆藏电子文件长期保存。网上交接要确保电子文件传输过程的安全性及病毒的防范能力，同时档案馆在进行数据库存储处理后，应制作两套脱机保管的电子文件，存储载体同样要求为只读光盘或一次写光盘。

　　第三十一条　接收进馆的电子文件的存储载体要编制符合馆藏档案保管的统一档号或标识。

　　第三十二条　撤并单位的电子文件应与纸质文件同时按规定向接管单位或档案馆移交。

　　第五章 　归档电子文件的保管

　　第三十三条 物理归档的电子文件的保管条件:

　　1、电子文件载体应作防写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,并做到防磁、防光、防尘、防变形。

　　2、环境温度选定范围为17℃-20℃;相对湿度选定范围为35%-45%。

　　3、离开强磁场10米以上,并与有害气体隔离。有条件的单位应当添置防磁柜,专门用于存放电子文件。

　　第三十四条 维护和确保归档电子文件的有效性

　　1、档案部门每年要对电子文件读取处理的有关设备更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子文件的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于三年。

　　2、对磁性载体每满两年、光盘每满四年进行一次抽样机读检验。抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

　　3、磁性载体上的电子文件,每四年转存一次，原载体同时保留时间不少于四年。

　　4、定期对电子文件进行检测。包括：载体有无划伤，在指定的环境平台上能否正确读出电子文件；存储电子文件的介质和软、硬件平台技术条件的一致性。检测情况应做详细记录并保存。

　　5、系统设备更新或系统扩充，应及时对电子文件进行迁移操作，同时进行电子文件迁移记录并保存。

　　第六章 　归档电子文件的利用

　　第三十五条 利用归档电子文件时要遵守保密规定，对具有保密要求的电子文件，必须符合国家或部门有关保密的规定，要有有效的安全保密措施。

　　第三十六条 归档电子文件的封存载体不得外借，利用时使用拷贝件。未经批准任何单位或个人不得擅自复制归档的电子文件。　　

　　第三十七条 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。对具有"使用权限保护"的电子文件项目，要在台帐、目录、载体上标识。档案部门应严格执行电子文件的"使用权限保护"和密匙管理规定。

　　第三十八条 在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，只有经过档案部门的计算机管理系统对用户使用权认可后，才能提供利用，以确保档案信息和系统安全。

　　第七章　 归档电子文件的统计、鉴定和销毁

　　第三十九条 档案部门应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

　　第四十条 归档电子文件的鉴定和销毁，参照国家关于档案的鉴定和销毁的有关规定执行。

　　第四十一条 经鉴定后确需销毁的电子文件，要进行物理删除。如存储在不可擦写的载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

　　第八章 　附　则

　　第四十二条 电子文件形成单位可根据本规定结合本地区或本单位实际情况制定具体的电子文件管理办法。

　　第四十三条 本规定由辽宁省档案局负责解释。

　　第四十四条 本规定自发布之日起实行。