鞍山市文书档案目录数据库结构与交换格式（试行）

1 范围

本标准规定了文书档案目录数据库的结构及其著录细则、文书档案目录数据交换标准。

本标准适用于鞍山市各级综合档案馆和机关档案室文书档案目录数据的保存和交换，其它各专业档案馆、档案室可参照执行。

2 术语和定义

2.1档案目录数据库

以一定的组织方式存贮在一起的相关档案数据的集合。

2.2数据字段

档案目录数据（2.1）中与著录项目相对应的描述档案某一特定内容或形式特征的数据集合。

2.3字段名

标识数据字段（2.2）名称的一组符号。

2.4字段类型

各字段对应内容的数据类型。

2.5字段长度

数据字段（2.2）中可存放数据的最大字节数。

2.6数据记录

档案数据（2.1）中由若干数据字段（2.2）组成，描述著录条目的数据集合。

2.7电子文档号

档案馆（室）管理电子文件的一组代码。

2.8脱机载体编号

反映归档电子文件的脱机存储载体排列顺序的一组代码。

2.9必须著录项目（必著项）

根据《档案著录规则》和数据库在档案管理实际工作中应用的要求，档案数据库必须具备的最基本的著录项目。

2.10 选择著录项目（选著项）

根据工作的实际，除必著项以外所选择的著录项目。

3 文书档案目录数据库结构

本标准规定了文书档案《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录数据库结构Ⅰ》和《文件级目录数据库结构Ⅱ》三个数据结构。

《案卷级目录数据库结构》、《文件级目录数据库结构Ⅰ》适用于按立卷方式整理的文书档案目录；《文件级目录数据库结构Ⅱ》适用于按照《归档文件整理规则》整理的文书档案目录。

3.1 《案卷级目录数据库结构》

N N

序 号	字段名称	字段名	字段类型	字段长度 (字节)	著录级别
1	档案馆代码	GDM	C	6	*
2	全 宗 号	QZH	C	4	*
3	目 录 号	MLH	C	2	*
4	案 卷 号	AJH	C	3	*
5	档 号	DH	C	14	*
6	题 名	TM	C	160	*
7	责 任 者	LDDW	C	50	*
8	文件起始时间	WQS	C	10	*
9	文件终止时间	WZS	C	10	*
10	控 制 标 识	KZBS	C	6	*
11	保 管 期 限	BGQX	C	4	*
12	年 度	ND	C	4	*
13	总 页 数	ZYS	3	*
14	卷内文件份数	JNWJFS	3	*
15	组织机构代码	ZZJGDM	C	10	*
16	缩 微 号	SWH	C	30
17	分 类 号	FLH	C	20
18	分 类 名 称
18	备 注	FZ	C	60

3.2 《文件级目录数据库结构Ⅰ》

N

序 号	字段名称	字段名	字段类型	字段长度(字节)	著录级别
1	档案馆代码	GDM	C	6	*
2	全 宗 号	QZH	C	4	*
3	目 录 号	MLH	C	2	*
4	案 卷 号	AJH	C	3	*
5	页 号	YH	C	3	*
6	卷内顺序号	JNSXH	C	2	*
7	页 数	YS	3	*
8	档 号	DH	C	20	*
9	题 名	TM	C	120	*
10	责 任 者	ZRZ	C	50	*
11	文 件 编 号	WJBH	C	30	*
12	文件形成时间	XCSJ	C	10	*
13	控 制 标 识	KZBS	C	6	*
14	保 管 期 限	BGQX	C	4	*
15	密 级	MJ	C	4	*
16	组织机构代码	ZZJGDM	C	10
17	电子文档号	DZWDH	C	80
18	脱机载体编号	TJZTBH	C	18
19	缩 微 号	SWH	C	30
20	附 件	FJ	C	120
21	分 类 号	FLH	C	6
22	主 题 词	ZTC	C	80
23	备 注	FZ	C	64
24	文件所涉人名	WJSSRM	C	254
25	全 文 标 识	QWBS	C	100

3.3 《文件级目录数据库结构Ⅱ》

序 号	字段名称	字段名	字段类型	字段长度(字节)	著录级别
1	档案馆代码	GDM	C	6	*
2	全 宗 号	QZH	C	4	*
3	保 管 期 限	BGQX	C	4	*
4	年 度	ND	C	4	*
5	分 类 号	FLH	C	6	*
6	分 类 名 称	FLMC	C	20	*
7	件 号	SBJH	C	4	*
8	盒 号	HH	C	5
9	页　　　数	YS	C	3	*
10	档 号	DH	C	30	*
11	题 名	TM	C	120	*
12	责 任 者	ZRZ	C	50	*
13	文 件 编 号	WJBH	C	30	*
14	文件形成时间	XCSJ	C	8	*
15	控 制 标 识	KZBS	C	6	*
16	密 级	MJ	C	4	*
17	组织机构代码	ZZJGDM	C	10	*
18	电子文档号	DZWDH	C	200
19	脱机载体编号	TJZTBH	C	18
20	缩 微 号	SWH	C	30
21	附 件	FJ	C	100
22	主题词	ZTC	C	80
23	备 注	FZ	C	254
24	文件所涉人名	WJSSRM	C	254
25	全文标识	QWBS	C	100

4著录细则

此著录细则指在计算机上著录的档案目录内容。即填写在上述数据中的对应项目。

所有字段中含有阿拉伯数字的，著录时统一为半角录入。

4.1题名

4.1.1案卷题名

4.1.1.1又称案卷标题、题目，是表达卷内文件总体内容、形式特征的名称。据实著录。

4.1.1.2案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好后再行著录。

4.1.2文件题名

4.1.2.1正题名

4.1.2.1.1正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目。照原文著录。

4.1.2.1.2单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加"［　］"号。

4.1.2.1.3单份文件题名不能揭示或不能全面揭示其内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加"［　］"号。

4.1.2.1.4单份文件题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用"…"号表示。

4.1.2.1.5正文与附件一般为一件，用正文题名作为本件题名；附件题名在附件项中著录。

4.1.2.1.6转发文与被转发文一般为一件，用转发文题名作为本件题名。转发文题名不能揭示被转发文主要内容时，原题名照录，同时著录被转发文题名或另拟能揭示被转发文主题的题名附后，并加"［　］"号。

4.1.2.1.7来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。

4.1.2.2副题名及说明题名文字

4.1.2.2.1副题名是解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够揭示档案内容时，副题名不必著录。必要时副题名照原文著录在正题名之后，并在副题名文字前加"："号。

4.1.2.2.2说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。一般不需著录，必要时照原文著录在正题名之后，并在说明题名文字前加"："号。

4.1.2.3并列题名

并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，著录在正题名后，并在并列题名前加"＝"号。

4.2文件编号

4.2.1文件编号一般由机关代字、年度和顺序号三部分组成。年度用4位阿拉伯数字表示，著录于"［　］"号内。顺序号用阿拉伯数字表示。其余照原文字著录。

4.2.2 科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号等，依原文件编号据实著录。

4.2.3 文件上有多个文件编号时，一般只著录主办单位的文件编号，若立档单位是联合发文机关之一的，也必须著录立档单位的文件编号。文件编号之间以"；"号分隔。

4.3责任者

4.3.1责任者分为团体责任者和个人责任者两种。

4.3.2责任者只有一个时，照原文著录。

4.3.3责任者有多个时，著录列居首位的责任者。主办单位是责任者的必须著录；立档单位是责任者的必须著录；上级主管部门是责任者的必须著录；其余视需要著录。被省略的责任者用"［等］"表示。责任者之间以"；"号分隔。多个责任者具有同一职责或身份又必须著录时，可将职责或身份置于最末一个责任者后的"（　）"号中，责任者之间以"，"号分隔。同一责任者有多个职责或身份又必须著录时，可将多个职责或身份置于责任者后的"（　）"号中，职责或身份之间以"，"号分隔。

4.3.4机关团体责任者必须著录全称或规范的简称，并前后保持一致。

4.3.5个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加"（　）"号；个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相关的职务；外国责任者姓名前应著录易于识别的国名简称，其后著录统一的中文译名。必要时著录姓氏原文和名字的缩写，国别、姓氏原文和名的缩写均加"（　）"号；少数民族个人责任者在著录时应按该民族的署名习惯著录。

4.3.6文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，将其真实名称附后，并加"（　）"号。

4.3.7未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加"［　］"号。考证无结果时，用三个"□"代之。

4.3.8文件责任者不完整时，应照原文著录，将考证出的完整责任者附后，并加"［　］"号。

4.3.9文件责任者有误，应照原文著录，将考证出的真实责任者附后，并加"［　］"号。

4.3.10考证出的责任者根据不足时，在其后加"？"，一并著录于"［　］"号内。

4.4密级

4.4.1密级分为公开级、秘密级、机密级、绝密级。

4.4.2密级的标识采用汉字代码，即公开、秘密、机密、绝密。

4.4.3一般按文件形成时所定密级著录。对已升、降密级的文件，应著录新的密级；对已解密的文件，应著录"解密"并在附注中注明解密时间；公开级可不著录。

4.5保管期限

4.5.1保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。从2008年起此项著录按国家档案局8号令标准执行，即"永久"、"30年""10年"。

4.5.2保管期限更改的，应著录新的保管期限。并在附注中注明更改时间。

4.5.3保管期限代码：著录或选择"Y(永久)"、"C(长期)"、"D(短期)，与保管期限对应"。

4.6控制标识

控制标识：分为开放、控制A、控制B、控制C四种。确定为开放的档案，著录为"开放"，"控制A"属于严格控制、不宜公开的档案，"控制B"属于一般控制的档案，"控制C"属于不涉密的非普发性文件；除A、B、C三类和文件本身要求的密级外，其余为开放的档案

4.7时间

4.7.1文件级著录，著录文件形成时间；案卷级著录，著录卷内文件的起止时间。

4.7.2文件形成时间

文件形成时间是指成文时间。一般公私文书为发文时间；决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例为通过或发布时间；条约、合同、协议为签署时间；技术评审证书、技术鉴定证书为通过时间；获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间；学术论文为发表时间等。

4.7.3文件起止时间

4.7.3.1文件起始时间

案卷内最早的文件形成时间。

4.7.3.2文件终止时间

案卷内最晚的文件形成时间。

4.7.4考证时间

时间系考证得出的，应在附注中加以说明。

4.7.5时间表示方法

基本格式为CCYYMMDD，用8位阿拉伯数字表示，其中CCYY表示一个公元纪年，MM表示月份，DD表示日期，月日小于两位数的前面补"0"；时间不详时用数字"0"表示，同时在附注中加以说明；非公元纪年的应转换为公元纪年后著录，同时在附注中加以说明。

示例：00000728，即：表示年度不详，月、日为7月28日。民国十年1月7日应转化为公元纪年为1921，著录为"19210107"。

4.8编号

4.8.1分类号

依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》等有关规定进行著录，多个分类号之间以"＋"号分隔。

4.8.2档案馆代码

依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》所赋予的代码，由各档案馆据实著录。

4.8.3档号

按立卷方式整理的档案，依据DA/T 13-1994《档号编制规则》的规定由构成要素自动生成。

其格式为：

案卷级：全宗号－目录号－卷号

文件级：全宗号－目录号－卷号－页号。

按《归档文件整理规则》整理的档案，依据《归档文件整理规则》等有关规定由构成要素自动生成。

其格式为：

全宗号-保管期限－年度－分类号－件号-盒号

或

全宗号-保管期限－年度－件号-盒号

4.8.3.1全宗号

档案馆给定每个全宗的代码，4位数字，由系统自动添加。

4.8.3.2目录号

全宗内案卷所属目录的代码，用2位数字表示，不足前面添"0"占位。在同一个全宗内不允许出现重复的目录号，各单位可根据本单位实际确定相关的目录号。

4.8.3.3案卷号

案卷排列顺序号。用3位数字表示，不足前面添"0"占位。案卷目录中的案卷顺序号，由机关档案部门统一编制。案卷号最大值为999，超过999号案卷需重新设置目录号，案卷号由001号重新编写。

4.8.3.4页号

页号著录案卷内每一件文件的首页号。用3位数字表示，不足3位前面添"0"占位。

4.8.3.5件号

按《归档文件整理规则》整理的档案，依据分类方案的最低一级类目内的文件排列顺序号著录。以4位数字表示，不足填"0"占位。填写室编件号，进馆时馆编件号与此一致。在分类的最低一级类目内，按文件排列从"0001"开始标注，逐件流水编号。类目与类目之间件号不连编。

4.8.3.7年度

依据按实际整理档案时年度分类结果著录。以4位阿拉伯数字标注公元纪年。

4.8.3.8分类名称

依据按《归档文件整理规则》整理档案时机构（问题）分类结果著录。

4.8.3.9盒号

档案盒的排列顺序号。为5位，不足填"0" 占位。从2002开始，同一保管期限的归档文件从"00001"开始编制一个流水号，盒号的先后顺序为"年度－机构（问题）"，按"永久"、"长期"、"短期"形成三个流水盒号。

4.8.4卷内文件顺序号

著录案卷内文件排列的顺序号。用2位数字表示，不足2位添"0"占位。

4.8.5页数

归档文件目录著录页数，案卷目录著录总页数。

4.4.8.5.1页数

每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页，请示与批复（含多级请示文）作为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

4.4.8.5.2总页数

卷内实有文件的总页数。

4.8.6电子文档号

电子文档号是档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。据实著录。

4.9 被转发文号

转发文和被转发文作为一件时，著录被转发文的文号。著录格式及要求按4.2执行。

4.10文件所涉人名

著录档案内容中所涉及的具有检索意义的人名。方法参照4.3.5，多个人名之间以"，"号分隔。

4.11附件

正文题名不能揭示附件主题，或附件具有独立检索意义时，著录附件题名。方法参照4.1，附件题名之间以"＋"号分隔。

4.12备注

著录档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需要解释和补充的列在其后。

著录项目以外需要注明的事项：

a）被著录文件有不同稿本者应予注明。

b）被著录文件另有其他载体形式应予注明。

c）被著录文件的来源为捐赠、购买、交换、复制、寄存、征购、代为保管等情况时应予注明。

d）被著录文件经考证为赝品应予注明。

e）与著录文件关系密切的相关文件应予注明。

f）除上述附注内容外，需要注明的其它事项。

4.13全文标识

标识电子文件名称的一组字符串。是文件目录与数字化全文的链接关系，用于访问全文。文件正文有电子文件的著录，无电子文件的不著录。由计算机自动生成。

其格式：

档号－电子文件在计算机系统内保存的具体路径。

4.14 著录注意事项

4.16.1 数据字段中无著录内容时，不得添加任何内容，包括空格。

4.16.2 数据字段中著录内容之前不留空格。

4.16.3 有些字段如全宗号、目录号、案卷号、页号等著录内容不够规定长度时，不足部分用"0"填充。

4.16.4 案卷级数据记录中的"档案馆代码"、"全宗号"、"目录号"、"案卷号"、"保管期限"等字段的内容必须与属于该案卷的文件级数据记录中相应的同名数据字段的内容完全一致。