《归档文件整理规则》实施细则

鞍档发[2003]17号
关于贯彻执行《〈归档文件整理规则〉实施细则》的通知

市直各部门、中省直各单位：
　　现将《〈归档文件整理规则〉实施细则》下发给你们，请各有关单位结合本部门实际认真贯彻落实，并将工作中遇到的问题及时反馈给我们。
　　附：《〈归档文件整理规则〉实施细则》

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二00三年七月二十一日

《归档文件整理规则》实施细则

　　《关于贯彻执行〈归档文件整理规则〉的通知》（鞍档发〔2003〕1号）已就我市贯彻执行国家档案局发布的《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000,以下简称《规则》）做了总体部署，为了使《规则》在我市能更好地贯彻执行，更具有操作性，特制定如下实施细则：
　　一、贯彻执行《规则》的范围与时间
　　凡是向鞍山市档案馆移交档案的单位必须从2002年1月1日起贯彻执行《归档文件整理规则》，对2002年以前（不含2002年）的文书档案的整理仍沿用原立卷方法。
　　二、贯彻执行《规则》的有关业务规定
　　1．归档文件分类方法
　　对归档文件的分类，我市统一采用保管期限—年度—机构（问题） 和保管期限—年度两种分类法。对于内设机构较多，每年形成档案数量较多的单位，必须采用保管期限—年度—机构（问题）分类法；对于内设机构较少，每年形成档案数量少于10盒的单位可采用保管期限—年度分类法。分类方案须以类别代码的形式加以固定，并与所使用的规范化档案管理软件所提供的分类方案相一致。
　　2．归档文件的装订方法
　　对于具有永久、长期保存价值的归档文件，我市统一采用先装袋后装盒的方法。文件装袋前必须先去掉金属装订物。文件袋统一采用封口式。对于短期保存的归档文件可保持原装订，直接装入档案盒。
　　3．各种会议记录"件"的划分和排列方法
　　对于部（委、办）务会议记录、局务会议记录等各种会议记录应按召开会议的会次划分"件"，即一次会议形成的记录稿为一件，每"件"要按标准格式自拟题名。按照时间顺序进行"件"的排列。每年形成的某种会议记录可视其数量装入一盒或二盒。一种会议记录统一划分为一种保管期限。
　　4．"归档章"的项目、格式及填写方法
　　关于归档章的项目，我市统一选用了《规则》中规定的必选项目：全宗号、年度、室编件号、机构（问题）、保管期限、馆编件号，此外，增加了"页数"一项。为适应标准化的需要，上述各项在归档章中的位置不得打乱。归档章的提示文字无须刻出，均为空格。
填写归档章项目时，必须采用耐久性的字迹材料：碳素墨水或蓝黑墨水。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料进行填写。
　　5．档案盒脊背与封面的填写方法
　　档案盒脊背的项目按照国家标准有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。以上项目中除机构（问题）、保管期限项外，其它各项均须按"2号"字刻成图章，采用红色印泥加盖其上。凡数字均采用阿拉伯数字。保管期限项分别使用"永"、"长"、"短"即可。机构（问题）项必须采用最耐久的字迹材料碳素墨水以楷体字横向书写，字数较多可分两行书写。档案盒封面的全宗名称均以刻成的印章用印泥加盖。盒号项暂用铅笔按保管期限编排大流水号。
　　6．归档文件目录的编制与装订方法
　　各立档单位应按既定的分类方法，通过计算机软件生成并打印出纸质文件目录一式二份。一份随档案移交时进馆，同时向档案馆移交以光盘为载体的电子文件目录。另一份单位留作日常查考。归档文件目录应单独用活页夹装订成册。目录编制成册的方式视档案数量以及日常需要而定，可以与分类方案一致，也可以有所不同。按照保管期限—年度—机构（问题）进行分类的单位，可以每年按不同保管期限装订3本目录，每本目录中用口取纸来区分不同机构（问题），或者通过在目录表格的右肩上标注机构（问题）名称来区分不同机构（问题）；内部机构较多，形成档案数量大的立档单位如市委，也可以每个机构装订一本目录，使用口取纸或通过在目录表格右肩上加注保管期限的方法来区分每本目录中的不同保管期限；按照保管期限—年度进行分类的单位，每年按不同保管期限装订3本目录即可。归档文件目录封面项目与格式及规格以《规则》的规定为准。
　　7．归档文件字迹材料的使用
　　凡归档保存的文件，必须使用最耐久的字迹材料。具体包括：凡本单位制发和形成的内部文件必须铅印或使用激光打印机进行打印，禁止使用针式打印机打印；凡会议记录、手写稿的重要文件的修改稿和定稿以及领导批示文字必须使用耐久性好的墨汁、碳素墨水或蓝黑墨水，禁止使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔和铅笔；加盖印章时必须使用印泥，禁止使用印台油。
　　三、计算机软件的应用
　　为了使文书立卷改革的优越性得以充分体现，使我市档案管理工作由手工管理迅速向现代化管理过渡，　我市在贯彻执行《归档文件整理规则》的同时，在全地区范围内统一推广使用由国家档案局、辽宁省档案局推荐的，经过鞍山市档案局修改完善的鞍山版"世纪科怡"档案管理软件，其它档案管理软件应停止使用，以实现计算机辅助档案管理应用软件的标准化与规范化，为未来的电子档案管理和实现档案管理的网络化奠定基础。
　　四、归档文件装具的规范化
　　进行归档文件整理所使用的装具必须实现规范化。其样式与规格均须采用国家统一标准。档案袋、盒必须采用无酸纸制做。档案袋须重约80克。同一立档单位必须选择横式或竖式其中一种档案盒，不许混用。
对本《实施细则》未提及的一般性问题的处理，可参照国家有关规范性文件和有关部门规定执行。