辽宁省农村公路利用地方预算内专项资金（国债）建设项目档案管理规定

第一章 总则

　　第一条 为确保辽宁省农村公路利用地方预算内专项资金（国债）建设项目（以下简称农村公路网项目）竣工档案的完整、准确、系统，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案案卷构成一般要求》（ GB/T 11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（ DA/T 28-2002）、«辽宁省档案条例》，以及国家有关部门规定，制定本办法。

　　第二条本办法所称农村公路网项目档案是指农村公路网项目（包括公路桥梁、公路隧道和公路渡口）从项目立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的应当归档的文字、图表、音像、电子等各种载体形式的全部材料。

　　第三条 档案验收是农村公路网项目竣工验收的重要组成部分，在省、市农村公路网建设领导小组的领导下，各级档案行政管理部门按照"依法行政、加强监督、提供服务"的要求，做到项目开工时及时填报《国家重点建设项目档案管理登记表》，项目建设期间进行执法检查和业务指导，工程竣工后同步进行验收。档案验收专业组应吸收省、市交通管理单位的档案部门参加。

　　第四条 根据《辽宁省农村公路网建设管理实施方案》（辽政办发〔2003〕20号），"县（市、郊区）及县（市、郊区）以上政府交通管理部门或县（市、郊区）及县（市、郊区）以上政府批准（认可）的机构为农村公路网建设的项目法人"。农村公路网项目档案必须以项目法人为单位实行集中统一管理，在项目法人单位保管一套齐全、完整的项目竣工档案原件（工程竣工验收时，重点对这部分档案进行检查），不能分级、分散保管。设计、施工、监理等参建单位在向项目法人单位移交档案后，可自行保管各自单位形成和承办的档案。

　　第二章 管理机构与职责

　　第五条 把农村公路网项目档案工作纳入工程建设管理工作和领导议事日程之中，明确一位项目法人单位领导分管项目档案工作，加强对项目档案工作的领导，建立项目档案管理网络，配备素质较高的档案人员。由项目法人单位负责组织、协调各参建单位（勘察设计、施工、监理）和本单位内部各有关部门（物资、财会、宣传等）做好档案的形成积累和竣工文件的编制；由办公室（档案部门）负责整个项目档案工作的业务指导、监督和接收工作；项目办（工程建设部门）负责收集、整理、归档。使档案的形成、积累、收集、编制、整理、归档、移交等工作处于严密的组织控制之中。

　　第六条 把项目档案工作纳入到项目法人责任制、招投标制、工程监理制和合同管理制之中，在签订设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、案卷质量、移交时间，以及提交文件的整理归档的责任。

　　第七条 健全工程档案的形成、积累、整理、归档制度，坚持"三参加"、"四同时"管理。即档案部门参加设计项目及工程进度例会等会议；参加单项或阶段竣工验收；参加设备开箱，并形成记录。项目法人单位下达项目任务同时下达归档要求，检查工程进度同时检查文件形成情况，项目竣工验收同时验收项目档案的完整、准确、系统情况，上报项目评优和有关人员提职考核的同时，档案部门出具专题档案归档证明材料。项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门和人员的职责范围、工作标准和岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。

　　第三章 农村公路网工程文件材料的收集

　　第八条 反映与农村公路网工程有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，应原件收集齐全，归入项目档案。具体范围按《辽宁省农村公路网竣工文件材料归档范围》执行。需要归档保存的电子文件，必须制成纸质文件。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本。项目文件归档的质量要求。 归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一。

　　—— 字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备。
　　—— 需要永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料
　　（红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制（应用碳素、蓝黑墨水）。不能有热敏纸。（凡是易褪色材料——复写纸、热敏纸形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份清晰的复印件）
　　—— 复印、打印的文件及照片的字迹、线条和影象的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
　　—— 录音、录像文件应保证载体的有效性。
　　—— 长期存储的文件应使用不可擦除性光盘。
　　第九条 农村公路网文件材料按以下分工收集和整理：

　　（一）项目法人单位内部各机构（办公室、项目办、器材物资供应等涉及工程建设的部门）形成和收到的有关项目前期文件、工程管理性文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，由交通管理部门（项目法人）的各承办机构负责收集、积累和整理。

　　（二）项目设计单位负责收集和整理勘察、设计文件，并向建设单位（项目法人）档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

　　（三）公路工程施工阶段形成的文件材料，实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位（项目法人）分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、整理其承包项目的全部文件。

　　（四）公路工程监理单位负责收集和整理项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。

　　（五）试运行单位负责收集和整理在工程建设准备和试运行中形成的文件；项目器材（物资）供应、财务管理单位或部门应负责收集和整理所承建项目的器材（物资）供应和财务管理中形成的文件。

　　（六）公路工程文件材料必须按文件形成先后顺序或项目完成情况及时收集、整理。

　　第四章 农村公路网工程文件的编制

　　第十条 竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。组卷应遵循公路工程文件材料的形成规律和成套性特点，保持案卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。文件材料必须反映工程真实情况。案卷内文件材料要求原件齐全、完整，卷内不能有重份文件，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系，依据项目档案分类体系对全部项目档案进行统一的分类和编号。

　　（一）工程前期文件，征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由交通主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理组卷。

　　（二）工程设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。

　　（三）施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、质量评定、检查验收记录及监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。

　　（四）监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。

　　（五）财务（含项目器材、物资供应）由财务部门按帐簿、凭证、报表、其他（如工程予决算书和财务分析报告，固定资产清册等）分类组卷。

　　（六）音像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。

　　第十一条 卷内文件排列
　　卷内文件一般文字在前，图样在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；译文在前，原文在后。

　　（一） 管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

　　（二） 施工文件材料按管理、依据、建筑、安装、施工记录、检测实验、评定、验收顺序排列。

　　（三） 设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和运行维修等顺序排列。

　　（四）竣工图按里程、专业、图号排列。

　　第十二条 案卷编目

　　（一）页号编写：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面在文件右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编在右下角，或标题栏右上方；成套图样或印刷成册的文件，不必重新编写页号，与其他科技文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编写页号。卷内目录和备考表不编写页号。

　　（二）卷内目录

　　—— 序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件顺序，一个文件一个号；

　　—— 文件编号,应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；

　　—— 责任者,应填写文件形成部门或主要责任者；

　　—— 文件题名,应填写文件标题全称；无标题或标题不能说明文件内容的，应自拟标题；

　　—— 日期,应填写文件形成日期；

　　—— 页号,应填写每份文件首尾页上标注的页号；

　　—— 备注（需要时填写）。

　　卷内目录不编写页号，排列在卷内文件最前。