清代的副本制度

我国历史悠久，档案典籍丰富。在我国现存的历史档案中，尤以明清档案最多。在清代档案中，有皇帝的诏令，臣工的奏章，衙署的公文，宫藏的图籍，价值极其珍贵，内容十分丰富。它反映了清代的政治、军事、文化科学等各方面的情况，是研究清代历史的第一手材料，也是我国重要的历史财富。

清代所以遗留下这么大量的档案，除了当时有严密的文档制度和后人注意保管外，还有一个重要的原因，就是清代建立了副本制度。

清王朝为了长远统治的需要，规定中央各衙门的公文，除正本外，另缮副本一份，以备日后查考和编纂史籍时使用。这一制度自雍正朝正式建立。雍正七年，胤禛谕令："至内阁本章及各衙门档案，皆应于正本外立一副本，另行收贮。如本章正本系红字批发，副本则批墨笔存案。其他副本，或用钤记以分别之。不但于公事有益，且可杜奸胥猾吏隐藏改换之弊。"（光绪《大清会典事例》卷十四·内阁）从此，中央各衙门都根据这一道谕旨，建立了副本制度。

清王朝处理政务，用以上传下达的主要文书，如题本、奏折和谕旨等，都分别录有副本或者汇抄成册。清代臣工奏事，前期多用题本，后期多用奏折。题本由内阁办理。凡臣工进本，照例具副本一份送内阁。嘉庆《大清会典》卷二载："通本、正本，正本外缮副本一份。正本于得旨后发科，副本存贮以备查。"题本先由内阁票拟谕旨，经皇帝批阅后（批本处照皇帝允准的票签，用红笔批于本面上，又称红本）即通知六科发抄执行。发抄后由科另录二份，分别为册，送内阁供史官记注的叫《史书》，存科以备编纂的叫《录疏》。就是说一件题本，除有正、副二份外，还分别抄录于两种簿册。这样，一则当时可相互印证，避免伪造篡改公文：二则为日后编纂史籍，留下了完整的材料。现存的这四种文本，都不够完整。但四种文本互相补充，便可查到比较完整的史料，这为我们今天研究清代的历史，提供了方便的条件。

奏折由军机处办理。奏折经皇帝用朱砂红笔批阅后，叫朱批奏折，都另录一份，又叫录副奏折，存案备查。录副奏折因按年月包存，故又名"月折包"。现存的朱批奏折并不完整，而录副奏折却较齐全，它的内容十分丰富，有内政、外交、工业、农业、财经、文教、自然科学各方面的材料。录副奏折是历年来用得较多的一种档案。

谕旨就是皇帝的命令，其中由内阁发出的叫"明发"上谕，由军机大臣寄信发出的叫"廷寄"。无论由内阁或军机处发出，都要记录于册，存案备查。所谓"凡有旨存记者，皆书于册而藏之。"（嘉庆《大清会典》卷三·办理军机处）由内阁记录谕旨及摘章奏事由的档册，有《丝纶簿》和《外纪簿》。由军机处记录皇帝谕旨的簿册，有《上谕档》、《寄信档》等。当时抄录这些档册时，非常谨慎严密，又经过详细核对，因此它具有和正本一样的可靠性。

清代建立副本制度后，档案日益增多。最初的副本存在皇史宬。以后皇史宬容纳不下，到乾隆时又盖了副本库，专藏副本。还派满汉中书官数员，专管副本事宜。现存的清代档案中，有很大一部分是当时录存的副本和汇抄存查的簿册。

清王朝所以要录存那么多的副本，它主观的愿望是为了当时查考和以后编纂"国史"，以便总结统治经验，好让封建王朝万世一系统治下去。但在客观上，却为后世留下了丰富、系统的史料。我们今天在利用这些档案为历史研究服务的时候，感到清代的副本制度，是我国档案史上的一个较好的制度，对于建设我国的档案事业，也有一定的借鉴和参考作用。

摘自《档案史话》