关于印发《鞍山市社会保障档案管理实施细则》的通知

鞍档发[2006]28号

关于印发《鞍山市社会保障档案管理实施细则》的通知

各县（市）区档案局、劳动和社会保障局、民政局、地税局，市直各有关部门，中省直各企、事业单位：
　 　 根据省档案局、劳动和社会保障厅、民政厅、地税局联合颁发的《辽宁省社会保障档案管理办法》的要求，鞍山市档案局、劳动和社会保障局、民政局、地税局联合转发了《辽宁省社会保障档案管理办法》（鞍档发〔2005〕27号文件）。为了使《办法》在我市得以规范地贯彻执行，今年上半年，市档案局会同市劳动和社会保障局、民政局及各县（市）区档案局对社会保障档案的形成、保管、利用等单位和部门进行了深入细致的调研，制定了《鞍山市社会保障档案管理实施细则》，现发给你们，请各地区各部门结合实际情况，认真组织贯彻落实。各县（市）区档案、劳动和社会保障、民政、地税等部门要密切配合、加强领导，切实把社会保障档案管理工作落到实处，市档案局将适时会同有关部门组织检查，以促进我市社会保障档案工作的健康发展。
附：《鞍山市社会保障档案管理实施细则》

二○○六年十一月二十八日
主题词：社会保障 档案管理 实施细则 通知
鞍山市档案局 2006年11月印发
共印150份

鞍山市社会保障档案管理实施细则

　 　

第一章 总则
　 　 第一条 根据辽宁省档案局、劳动和社会保障厅、民政厅、地税局联合印发的《辽宁省社会保障档案管理办法》的要求，为逐步实现我市社会保障档案管理的科学化、规范化，结合我市实际，特制定《鞍山市社会保障档案管理实施细则》（以下简称《实施细则》）。
　 　 第二条 凡属鞍山城镇地区承担社会保障职能的行政部门、社会保障经办机构、医疗保险定点医疗机构、定点药店和所有参加社会保险的机关、社会团体、企业、事业单位（以下简称参保单位），均应遵照本细则对社会保障档案进行系统整理，科学管理。
　 　 第三条 社会保障档案是指各级承担社会保障职能的行政部门、社会保障经办机构、医疗保险定点医疗机构、定点药店和参保单位在社会保险、社会救济、社会福利、优抚安置和社会互助等工作中直接形成的具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同门类和载体的原始记录。
　 　 第四条 本《实施细则》对社会保障档案中的社会保障业务档案的归档和整理做了重点的规定，业务文件较少的各参保单位可依据《归档文件整理规则》与文书档案一并归档整理。形成的会计档案可按照我市会计档案管理规定执行。
　 　 第二章 业务档案归档范围与归档要求
　 　 第五条 社会保障业务档案的归档范围（含保管期限）
社会保障业务档案应根据各形成档案机构的职能分工划分为：保险业务档案、低保业务档案、保费收缴业务档案、参保单位保险档案。
社会保障业务档案归档范围（含保管期限）

归档范围 保管期限
一
保
险
业
务
档
案

︻
社
会
保
险
部
门
形
成
︼
1
基
本
养
老
保
险
类 1．1企业单位登记、分立、更名、销户、核定文件材料 永久
1．2个人帐户建立、保费征缴文件材料 长期
1．3职工退休（含病退）、办证审核材料 长期
1．4待遇支付材料 长期
1．5企业缴费基数核定、增减变化、补缴保费手续材料 长期
1．6企业缴费记录凭证、统筹台帐 短期
1．7各种统计报表 永久
1．8其他有关文字材料 长期
2
工伤保险类 2．1职工伤残认定、工伤保险待遇审批材料 长期
2．2企业参保人数、保费收缴材料 短期
2．3工伤保费支付材料 长期
2．4工伤保险统计报表 长期
2．5工伤医疗材料 长期
2．6协议文本有关材料 长期
2．8其他有关文字材料 长期
3
失业保险类 3．1失业人员登记材料 长期
3．2享受失业保险待遇人员基本情况表、申领手续材料； 永久
3．3失业人员领取失业保险金明细表等材 短期
3．4下岗职工基本生活保障向失业并轨形成的材料。包括：并轨方案、批复、个人解除劳动关系（数据库） 长期
4
基本医疗保险 4．1参保单位申报登记及其相关附件材料 永久
4．2变更基本医疗保险单位审核材料 短期
4．3交纳大额补充医疗保险费审核材料 长期
4．4特殊治疗及转诊审批材料 短期
4．5定点医疗机构、定点零售药店资格的申报、审查、审批材料 短期
4．6定点医疗机构、定点零售药店的考核材料 短期
4．7定点医疗机构、定点零售药店自制药品的申报、审查、审批材料 长期
4．8定点医疗机构新增诊疗项目的申报、审查、审批材料 短期
4.9医疗费用报销审核单 短期
5
生育保险 5．1女职工生育名册 长期
5．2待遇支付审批表 长期
5．3基金交纳、领取形成的报表、台帐、凭证 永久
5．4有关文字材料 长期

二
低
保
业
务
档
案

︻
民
政
部
门
形
成
︼
1．鞍山市城市居民最低生活保障待遇申请审批表 永久
2．居民申请享受城市最低生活保障待遇申请书 短期
3．申请人家庭成员状况证明（户口簿和家庭成员身份证）复印件及在校学生学籍证明等 短期
4． 申请人家庭成员收入证明（含一次性收入证明）及就业状况证明（含下岗证、退休证复印件）、养老保险证 短期
5符合就业条件未就业人员的求职登记证明、失业保险证明、医疗保险证明、有关裁决判决等 短期
6申请人家庭成员中有劳动能力的（男18至60周岁、女18至55周岁）和丧失劳动能力的证明（残疾证、伤残证、医疗鉴定、工伤鉴定等） 短期
7赡、抚（扶）养义务人无赡、抚（扶）养能力证明（赡、抚、扶养义务人享受城市低保待遇的《城镇居民最低生活保障金领取证》、农村《特困证》复印件） 短期
8《城市居民最低生活保障金调整表》 短期
9城市低保对象迁移通知书》、取消低保待遇的相关依据及手续 短期
10保证金管理、测算、预算、发放明细表等文件材料 长期
11低保、定期救助人员统计报表 永久
12其它有关文字材料。 长期
三
保费征收和参保单位保险业务档案

︻
由地税部门代收的企业职工基本养老保险费，失业保险费，工
伤
保险 费，医疗保险费等形成︼ 1．
综
合
类【参保单位形成的】 1．1单位参保登记、变更登记表 永久
1．2单位工资总额核定单 永久
1．3个人缴费核定表 短期
1．4职工名册（在职、退休、失业、死亡、转出） 永久
1．5在职人员增减变化表 长期
1．6离退休人员变动及待遇调整表 长期
2
养
老
保
险
类 2．1缴费申报凭证 永久
2．2养老及遗属待遇支付凭证 短期
2．3退休审批表 长期
2．4特殊工种、病检审批表 短期
2．5丧抚费支付审核 短期
2．6各种一次性返还审核单 短期
2．7业务台帐、借款合同 永久
2．8实物抵债协议 长期
2．9有关文字材料 长期
3．
失
业
保
险
类 3．1下岗职工向失业并轨材料 长期
3．2失业救济金发放明细 短期
3．3解除劳动关系、失业人员登记表 长期
3．4基金交纳、领取形成的报表、台帐、凭证 永久
3．5有关文字材料 长期
4
基
本
养
老
保
险
类 4．1交纳大额补充医疗保险费审核材料 长期
4．2特殊治疗及转诊审批材料 短期
4．3医疗费用报销审核单 短期
4．4基金交纳、领取形成的报表、台帐、凭证 永久
4．5有关文字材料 长期
5．
工
伤
保
险
类
5．1职工工残检查审批（认定）表 长期
5．2工伤待遇审批表 长期
5．3工伤人员登记表 长期
5．4基金交纳、领取形成的报告、台帐、凭证 永久
5．5有关文字材料 长期
6．
生
育
保
险
类 6．1女职工生育名册 长期
6．2待遇支付审批表 长期
6．3基金交纳、领取形成的报表、台帐、凭证 永久
6．4有关文字材料 永久
7 地税机关征收管理形成的，包括社会保险费征收登记表、年检登记表、检查通知书、检查结论、处理决定书、罚款缴费书、行政复议申请书、决议书 长期

第六条 社会保障业务档案的归档要求：
凡归档的材料（含正本、定稿）须将原件归档；归档材料须保证齐全完整，做到不漏、不缺、不损，分类科学，组卷合理，案卷格式统一规范。
第七条 社会保障业务文件材料在各级社会保障经办机构做为专业档案由业务部门立卷，于次年六月末向本单位综合档案室移交归档。
第三章 社会保障业务档案的整理
第八条 社会保障业务档案整理原则
遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管价值，按社会保障档案不同性质分类，便于保管和利用。
第九条 社会保障业务档案的分类
社会保险业务档案的分类可按其各自所经办的保险险种分别按基本养老保险（分类号为1）、工伤保险（分类号为2）、失业保险（分类号为3）、医疗保险（分类号为4）、生育保险（分类号为5）设置一级类目，然后再按其工作流程设置二级类目，其类目为：综合类（分类号为1）、登记管理类（分类号为2）、审批管理类（分类号为3）、缴费管理类（分类号为4）、支付管理类（分类号为5）。
低保档案的分类可按社区设置一级类目，有几个社区就设置几个类目，然后再按每一个享受最低生活保障户设置二级类目。
保费征收部门和各参保单位的社会保险文件材料的分类可按养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险险种进行分类。业务文件较少的各参保单位也可与文书档案一并整理。
第十条 社会保障业务文件材料的组卷
社会保险档案的组卷可在最低一级类目内按类别——年度——保管期限——问题或按户进行。登记管理类可按参保对象一户一卷或一人一卷。采用软卷皮装订后单独装盒管理（软卷皮、卷盒式样附后）。
低保档案的组卷可按户进行。
保费征收档案和各参保单位的社保档案可按类别——年度——保管期限——问题或按户组卷，综合类可按参保对象一户一卷或一人一卷。采用软卷皮装订后单独装盒管理。档案数量较少与文书档案一同整理的可按《归档文件整理规则》操作。
第十一条 卷内文件的排列
社保档案的卷内排列要科学有序，一般可按问题、时间或重要程度排列。
第十二条 卷内文件的编号
凡是有文字信息的都要编写页号，正面编在右上角，背面编在左上角，用阿拉伯数字从"1"开始。
第十三条 案卷的排列与编号
社会保障业务档案的案卷可采用类别（一级类或二级类）结合保管期限、年度、问题进行排列，在同一类别、同一保管期限内从"1"开始编制案卷流水号；按户立卷的可结合单位的主管（所属）部门、系统进行排列，统一编制流水号。
社保档案的档号由全宗号、分类号、目录号、案卷号组成，其中分类号包括保险业务档案代号•一级类代号•二级类代号构成。填写方法、标识如下：
×—Y—1•2•—×—×
案卷号
目录号
二级类代号（如：登记管理类）
一级类代号（如：养老保险类）
保险业务档案代号
全宗号
例如：20—Y—1•2—8—15
案卷号
目录号
二级类代号（如：登记管理类）
一级类代号（如：养老保险类）
保险业务档案代号
全宗号
表示第二十号全宗的保险业务档案，养老保险业务档案中的登记管理材料，所在目录号为8号目录，第15号卷
第十四条 社会保障业务档案案卷的编目
社保档案卷首置卷内目录，卷尾置备考表，各项要填写准确，字迹工整；案卷封面按印制在案卷（卷皮）上的格式填写，卷盒分为按户和按问题立卷两种，封面式样见图。（附后）
归档的业务档案应以全宗为单位编制案卷目录，目录应按不同类别、不同保管期限分别编制，打印一式二份，一份留业务部门使用，一份随档案移交。
第十五条 社会保障业务档案案卷的装订
案卷可采用装订和不装订两种形式。按户立卷的可不装订，应在每份文件材料的右上角加盖档号章，填写档号、序号后装盒；须装订的案卷应拆除金属物，做到右下对齐，左侧三眼一线装订，使装订的案卷整齐、美观、牢固。
第十六条 保险费缴费与发放形成的会计报表、帐簿、会计凭证等会计档案按我市会计档案管理规范整理。
第十七条 输入到电子计算机内的电子文件应进行分类排序、著录标引、并按年度类别（问题）、保管期限、密级相对集中拷贝或刻录到磁盘、磁带和光盘上，以盘为单位，将盘（带）由文件登录到电子文件登记表上。
第十八条 归档的社会保障档案应按类别、载体形式系统排列、编写完整准确的案卷目录，分类目录。并建立档案收进、移出登记簿、统计帐簿。
第四章 社会保障档案的保管
第十九条 社会保障档案应由本单位综合档案室统一管理，设置专用库房及采用符合国家有关规定的档案装具，计算机磁性介质数据档案（如：个人养老保险等重要的数据制成光盘）应设置防磁柜异地保存，确保档案的安全。
第二十条 归档业务档案的排架，应按一级类目、二级类目——保管期限——年度系统排架，每类后面留三——五年空间，卷柜要标明类别、期限、年度、起止卷号。
第二十一条 本实施细则自印发之日起执行。
第二十二条 本实施细则由鞍山市档案局负责解释。
附：鞍山市社会保障档案装具标准式样：

保险业务档案软卷皮封面：
全宗名称
社会保险档案

类别 （一级类目）
属类 （二级类目）
题名 （概括本卷文件的主要责任者、内容、文种）

自 年 月至 年 月 保管期限
本卷共 件 页 归档号

全宗号 分类号 目录号 案卷号

保险业务档案卷盒封面：
社会保险档案

类别
属类
名称
归档时间
保管期限
编制单位（形成单位）

低保业务档案软卷皮封面：
全宗名称
低保业务档案

类别 （一级类目）
属类 （二级类目）
题名 （概括本卷文件的主要责任者、内容、文种）

自 年 月至 年 月 保管期限
本卷共 件 页 归档号

全宗号 分类号 目录号 案卷号

低保业务档案卷盒封面：
低保业务档案

类别
属类
名称
归档时间
保管期限
编制单位（形成单位）

盒脊：
全宗号
目录号
分类号
年度
起止卷号