鞍山市电子文件归档与管理暂行规定

第一章 总 则

　　第一条 为了加强全市电子文件归档与管理工作，保障电子文件的安全保管和有效利用，维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》、《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》特制定本规定。
　　第二条 本规定适用于全市各级党政机关、人民团体、企事业单位，其他单位可参照执行。
　　第三条 术语和定义
　　下列术语和定义适用于本标准
　　（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
　　（二）归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
　　（三）物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的磁盘或光盘等载体上，向档案部门移交的过程。
　　（四）逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
　　第二章 管理体制和职责

　　第四条 电子文件形成单位应加强对电子文件的归档管理工作，要将电子文件的收集、鉴定、检验、整理、归档、保管和利用等工作纳入机关文书处理和档案管理程序之中，要明确此项工作的分管领导，建立适应本单位实际的工作制度和工作网络。
　　第五条 各单位从电子文件形成时就要有严格的管理制度和技术措施，并指定专人负责电子文件归档工作。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由形成部门负责，归档后由档案部门负责。
　　第六条 电子文件的管理应明确职责，责任到人。电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，由档案部门负责。
　　第七条 归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案部门要配备与业务部门相互兼容的、有足够容量和处理能力及相对安全的系统设备，确保归档电子文件的有效识读。
　　第三章 归档范围和保管期限
　　第八条 各单位要将形成的电子文件进行鉴定，并将具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件进行归档。电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式时，应在内容、相关说明及描述上保持一致，并注明文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理软件和图形工具软件、字符集等数据。
　　第九条 当公务或其他事务处理过程中只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上，需要永久、长期保存的电子文件，应按照国家目前对电子文件的"双套制"管理的要求，制作纸质版本并归入相应档案门类的纸质档案中，按纸质档案管理要求进行管理，并与电子文件建立互联。
　　第十条 归档电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
　　第十一条 归档电子文件类型
　　1．文本文件：指用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件，以xml、rtf、txt为通用格式。
　　（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。
　　（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
　　2．图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件，以jpeg、tiff为通用格式。
　　3．图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。。
　　4．影像文件：指用视频或多媒体设备获得的文件，以mpeg、avi 为通用格式。
　　5．声音文件：指用音频设备获得的文件，以wav、mp3为通用格式。
归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
　　6．数据文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
　　7．超媒体链结文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。
　　8．程序文件：指计算机使用的商业或自主开发的系统软件、应用软件。
　　第十二条 归档电子文件稿本代码
　　M—草稿性电子文件、U—非正式电子文件、F—正式电子文件。
　　第十三条 归档电子文件类别代码
　　T—文本文件、I一图像文件、G—图形文件、V一影像文件、A—声音文件、 P—计算机程序、D—数据文件、O—超媒体链结文件
　　第十四条 电子文件载体类型
　　归档电子文件载体类型包括：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

　　第四章 检验和归档
　　第十五条 电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。鉴于目前我市各单位的实际情况，电子文件归档应以物理归档为主。
　　第十六条 电子文件在归档前应由文件形成单位按照规定的项目对其真实性、完整性、安全性和可识别性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、验收检验登记表》。相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等应一同归档，并附《归档电子文件登记表》，同时对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
　　第十七条 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成"禁止写"操作的状态。
　　第十八条 如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
　　第五章 整理和保管
　　第十九条 物理归档整理工作过程
　　（一）检查并清除计算机病毒，对光盘、磁盘、磁带等介质的电子 文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。
　　（二）把带有归档标识的电子文件进行分类。 归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件按照保管期限-年度—机构（问题）或保管期限- 年度进行分类。
　　(三)按电子文件集进行组盘和管理，即将具有相同的软硬件环境的电子文件集中到一起作为一个文件集合来进行登记和归档。该文件集合内应有电子文件、电子文件背景信息和电子文件迁移情况记录等内容。
　　（四）将通过分类的电子文件重新排列，填写必要著录项目。其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
　　（五）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
　　第二十条 归档电子文件载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层，应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35%—45%，距离强磁场10米以上。
　　第二十一条 对接收入库的电子档案，磁性载体每满2年、光盘每满4年要进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
　　第二十二条 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

　　第五章 移交与提供利用

　　第二十三条 电子文件的形成部门应在每年六月底前将上年度办理完毕的属归档范围的电子文件按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上向档案部门归档，电子文件归档移交前，各承办（业务）部门应检查本部门电子文件的真实性与完整性，要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚等。移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。
　　第二十四条 档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。档案部门要检验好承办（业务）部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。
　　第二十五条 归档电子文件的提供利用要注意以下事项：
　　（一）归档电子文件的封存载体不得利用和外借，未经批准任何单位或个人不允许擅自复制电子文件。利用时应使用拷贝件。
　　（二）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。
　　（三）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
　　第六章 附 则
　　第二十六条 本规定由鞍山市档案局负责解释。
　　第二十七条 如国家或省有明确规定的，应以国家或省规定为准。
　　第二十八条 本规定自公布之日起执行。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　鞍山市档案局