关于2013年度机关档案行政执法检查情况的通报

关于2013年度机关档案行政执法检查情况的通报

市直各机关、中省直各有关单位：
为更好地贯彻实施《档案法》、《辽宁省档案条例》、《鞍山市档案管理办法》，切实加强对档案工作的依法监管，全面提升市（中、省）直各单位档案工作规范化管理水平，促进鞍山地区档案事业的健康、快速发展，市档案局按照《2013年度市直机关档案行政执法检查方案》，对市（中、省）直机关档案工作依法管理情况进行执法检查。结合平时对各单位的考察情况，综合评定如下。市委办公厅等40个单位为优秀单位，市委组织部等70个单位为合格单位（评定结果名单附后）。
一、 机关档案工作取得的主要成绩
（一）档案管理体制逐步健全
多数单位的领导有较强的档案意识，对档案工作比较重视，能够将档案工作列入单位发展规划和年度计划，纳入分管领导和档案干部的岗位责任制，档案工作人员职责和任务明确，档案工作的实际问题能切实得到解决，全市机关档案规范化管理水平显著提高。市公安局根据具体情况，组织本系统积极开展档案现代化管理和立卷改革工作。市公共资源交易管理局、辽河保护区管理局、国家统计局鞍山调查队等单位按照《辽宁省机关档案工作评定办法》及档案进馆标准扎实开展档案工作，顺利通过机关档案工作省一、二级评定。市检察院、国税局、地税局等单位在做好本机关档案工作的同时，对其所属单位档案规范化管理工作进行监督、检查和指导。检察院系统内各单位全部通过档案工作省特级评定，国税局等单位也圆满完成了机关档案规范化评定和复评工作。
（二）档案基础业务工作更加夯实
各单位注重加强档案资源建设，深入贯彻落实国家档案局第八号、第九号令，以文件材料形成、积累、归档为着力点，按照新的归档要求确保档案收集齐全，整理规范，安全保管。市编委办、公共资源交易管理局、公立医院管理局、职教城管委会、辽河保护区管理局、红十字会等单位依法开展档案工作管理机制建立工作，设立了档案室，建立了档案管理工作网络，制定了切合实际的归档范围和保管期限表，为档案工作规范化开展奠定了坚实基础。大多数单位围绕中心工作和其主要职能活动，积极开展档案信息服务利用工作，对档案资料进行深层次挖掘加工，编写了大事记、组织沿革、专题介绍等，部分单位还编写了《档案利用效果实例汇编》，档案存史资政作用得到有效发挥。各单位积极履行档案移交法定义务，市交通局、公安局、接待办等30多个"十二运"鞍山赛区成员单位按时将"十二运"筹备工作开展以来形成的相关文件材料移交到赛区组委会办公室。市体育局采取得力措施，确保了"十二运"鞍山赛区档案齐全完整，按时移交。各有计划进馆任务的单位也基本都能按照进馆标准对档案进行规范整理，市交通局、国税局、市药监局、气象局、民进、工商联等单位按时完成档案移交进馆计划。鞍钢工作办、农垦局等撤并单位积极采取措施，指定专人负责档案的收集、整理和归属处置等工作，确保了档案的完整和安全。
（三）档案管理现代化水平逐步提高
2013年，全市市（中、省）直各部门积极开展档案现代化工作，档案目录数据库基本建立，档案整理、编目、检索、统计自动化初步实现，档案检索功能和利用效率普遍提高。市辽河保护区管理局等单位应用了档案规范软件，为了提升软件功能，更好地推动档案管理现代化工作的开展，市审计、水利、卫生局等11个单位主动申请软件升级。各单位为适应现代化管理要求，大力开展档案数字化工作，市检察院不但完成本级机关建院以来所有室藏档案数字化，还监督指导基层院完成了室藏档案数字化和在办案件同步数字化工作。市气象局在按时完成档案移交进馆任务的同时将永久、长期档案原文数据随实体档案一并移交进馆，实现了档案移交工作的首次突破。
（四）档案干部队伍建设逐步加强。
各单位领导档案对档案工作的认识逐步提高，档案意识不断增强。大部分单位都能安排具有良好政治素质和较强责任感的人员从事档案工作，支持档案工作人员参加新上岗人员、继续教育以及各种档案专题培训、讲座。大部分单位档案工作人员努力学习档案业务知识，刻苦钻研档案工作技能，业务素质整体提高。一些单位将不适合、不胜任档案工作人员调换了岗位。一些单位调整了人员分工，明确了档案工作责任人。市（中、省）直机关档案干部队伍建设逐步加强。
二、存在问题
从检查总体情况看，市（中）省直各立档单位档案工作整体水平有了很大提高，但在有些方面仍然存在薄弱环节，需要引起高度重视，切实加以改进。
（一）档案业务工作发展不够均衡
大多数机关单位的档案管理规范，文件材料能够及时整理归档，但一些单位档案工作的开展仍然滞后，档案收集不齐全。一些单位照片、声像档案不能及时归档，致使室藏档案结构单一、门类不齐。一些单位的档案特别是行政职能档案（含业务工作档案），仍没有实行集中统一管理，在实际工作中往往由相关处室或工作人员自行掌管。既没有对形成的档案进行规范化整理，移交，也没有形成档案目录向档案室移交，档案散存在单位档案管理机构之外，档案安全保管和有效利用无法保证。
（二）档案保管条件有待进一步改善
个别单位由于受办公条件限制，档案保管存在安全隐患。有的档案库房仍远离办公区域，缺乏必要的监管措施。有的单位档案室设在和办公用品库房里间。有的单位安全防范意识不强，防护设施设备配置不到位，库房安保条件不能满足安全保管的特定要求。
（三）档案现代化管理水平仍需提高
一些单位虽然有计算机档案软件辅助管理，但一些文件录入不齐全完整，形成的案卷级和文件级数据、扫描格式、分辨率不符合著录规范。少数单位档案信息化建设所需硬件设备配置不足，档案管理软件功能不能适应实际工作需要，室藏档案数字化进程缓慢，与信息化发展要求不相适应。不能实现档案室基础业务工作、数据管理与查档等工作的网络化。有的单位数字化工作不符合国家和省的相关标准规范，档案信息不能实现资源共享。
对于在执法检查中发现的上述问题，希望各有关单位引起高度重视，以这次检查为契机，进一步提高依法管档意识，认真对照档案法律法规以及相关规范要求，积极采取措施，切实加以改进。要认真学习贯彻《档案管理违法违纪行为处分规定》等档案法律法规，完善各项制度规范；加强档案业务培训，不断提高专兼职档案人员业务素质和实际工作能力；积极采用现代化管理手段，加快推进档案信息化、数字化进程，充分发挥档案信息在推动发展、服务社会过程中的重要作用，为全面提升机关、企事业单位档案工作科学化水平，促进全市档案事业科学发展、全面发展作出新的贡献。
附件：2013年度档案行政执法检查综合评定结果名单

二〇一三年十一月二十八日