关于鞍山市政府机构改革涉及部门档案归属与流向处置意见

鞍档发[2013]号

关于鞍山市政府机构改革涉及部门档案归属与流向处置意见

市直各有关部门：
日前，经省委、省政府批准，新一轮市政府机构改革已经开始。为做好市政府机构改革涉及部门的档案工作，合理确定其归属与流向，确保档案不受损失，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》和《鞍山市档案管理办法》等法律法规的规定，结合我市机构改革的实际情况，现对市政府机构改革中涉及部门档案的处置提出以下意见。
一、机构改革过程中各部门要加强对档案工作的领导，周密部署，采取有力措施，确保档案合理处置与顺利交接。
1、指定专人负责档案的收集、整理、保管、利用和清理、交接工作，保证档案材料的完整与安全，妥善处理好档案的归属与流向。
2、撤销部门应按照有关规定向市档案馆移交其全部档案，任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和擅自销毁档案。
3、按规定必须进行移交的档案材料，应当在人员分流之前交接完毕，未办清楚交接手续，相关档案人员不得离开岗位。
4、要注意对改革方案及批复、有关资产处置报告及批复、财务报告、账簿、凭证等有关文件材料的收集、整理、归档。
5、凡新组建的部门都应及时建立健全档案管理制度，设置档案专用库房，配备档案工作人员，做好档案的收集、整理、保管和利用工作。
二、机构改革中需向市档案馆移交档案的部门一般应在机构改革工作告一段落后(原则上不超过3个月)即一次性向市档案馆移交全部档案。因特殊情况需延期移交档案的单位，须经市档案局同意。
三、相关部门档案的处置按照以下意见处理：
1、撤销的部门，包括职能和内部机构分解到两个以上部门的，其各种门类、载体和保管期限的档案和资料应全部向市档案馆移交。
2、一个部门的部分业务和职能被划出并归口到另一部门，该业务部门或职能在原单位形成的档案不能分割划出到新单位的，应与原单位档案一起作为一个全宗管理。
3、两个或两个以上部门合并组成一个新部门的，合并前的全部档案原则上向市档案馆移交。确因工作需要，经市档案局同意，可移交给新部门分列不同全宗进行管理，适当时候再向市档案馆移交。合并后新部门形成的档案重新设立全宗进行管理。
4、名称和职能均有变化但主要职能并未改变，或名称改变但职能变化不大以及名称不变但职能有所变化的部门，其原来形成的档案由该部门继续管理，不得分散。部门变化后形成的档案承接原来全宗进行管理。
5、目前改革尚未涉及但近期改革即将涉及的部门，要按此意见要求，提前集中人力物力做好档案的整理及数字化工作，以便改革撤并后顺利对档案进行归属处置。
四、机构改革中应向市档案馆移交档案的部门在移交档案前，其档案应符合市档案馆的进馆条件：
1、档案要按规定进行系统整理，使其符合接收标准。
2、需附有立卷说明、机关大事记、组织机构沿革、全宗介绍等相关资料。
3、应用清华紫光档案管理软件，完成移交档案案卷级和文件级数据库建设，形成电子档案及纸质档案目录。
五、经检查符合要求的档案，方能移交进馆。相关单位在正式向市档案馆移交档案时，档案检索工具、编研材料等都应与档案一并移交。交接双方应完成目录移交、实物清点、签字确认等移交或代管的交接手续（具体交接工作程序见附件）。
六、在机构改革中，凡发生档案归属争议等问题，有关部门应及时向市档案局报告，以便共同协商，妥善处理。
市档案局将依法加强对机构改革过程中档案处置工作的监督指导。对在撤销或合并前指定时间内，没有按照有关标准将档案整理完毕，并按照规定向市档案馆移交档案的；因档案保管不符合规定或者造成档案损失的；明知档案面临危险而不采取措施，造成档案丢失、损毁的；涂改、伪造、私自带走和私自留存档案材料的，市档案局将依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》、《辽宁省档案条例》、《鞍山市档案管理办法》等法律法规进行严肃查处，追究相关人员的责任，对责任单位予以相应行政处罚以及在全市通报批评。
附件：1、机构改革涉及部门档案处置整理交接程序

二○一三年十一月二十二日
主题词：机构改革 档案处置 意见
鞍山市档案局 2013年11月22日印发