鞍山市档案局关于鞍山市国有大中型企业档案行政执法检查情况的通报

鞍档发〔2016〕15号

市（含在鞍中、省）直国有大中型企业：

为进一步贯彻落实《中华人民共和国档案法》《辽宁省档案条例》及《企业档案工作规范》等法律法规和行业规范，切实提高国有企业档案工作依法管理、规范化管理水平，市档案局按照《鞍山市档案局关于开展鞍山市国有大中型企业档案行政执法检查工作的通知》（鞍档发〔2016〕3号）要求，于2016年6月对国有大中型企业开展了档案行政执法检查。在企业自查的基础上，采取听取汇报、实地查看、情况反馈的形式，对企业档案工作体制机制建设、规章制度建设、档案三个体系建设等情况进行了全面检查。经过综合评定，国网辽宁省电力有限公司鞍山供电公司等7个单位为优秀单位，中国能源建设集团鞍山铁塔有限公司等9个单位为合格单位。（名单见附件）。

一、取得的主要成绩

（一）领导重视，档案工作体制机制进一步健全

企业档案工作普遍得到企业领导的重视，能够把档案工作作为一项重要的基础性工作来抓，纳入议事日程，分管领导明确，档案基础设施设备得到普遍加强，能够满足档案工作需要。国网鞍山供电公司配备4名专职档案人员；鞍山移动公司将档案工作纳入领导工作日程，每季度听取一次档案管理工作汇报，解决工作中出现的困难和问题；中国银行鞍山分行于2004年成立档案管理中心，配备3名档案管理人员。

（二）制度健全，落实执行力度进一步增强

大部分单位按照《中华人民共和国档案法》《企业档案工作规范》的要求，结合本企业档案工作实际，建立和完善档案收集、归档、借阅、安全管理等规章制度，并认真落实。中央储备粮鞍山直属库修订完善了《企业档案分类大纲》《企业文件材料归档范围和保管期限表》等业务规范。

（三）全力推进，档案集中统一水平不断提高

多数企业将档案集中统一管理作为提高档案科学化、规范化管理和保障档案资源体系建设的重要手段，扎实推进。国网鞍山供电公司、鞍山移动公司、中国石油辽宁鞍山销售分公司、建设银行鞍山分行等单位都能将企业形成的文书、会计、声像、实物、房产、基建、科研、业务等类别档案实行集中统一管理。

（四）创新管理，全面提高档案规范化水平

档案规范化水平普遍提高。国网鞍山供电公司下发《国网鞍山供电公司档案工作考核细则》，明确各类档案归档工作标准及要求，并纳入公司部门负责人的绩效考核和综合业绩考核指标之中；采取"点餐式培训"、对工程档案进行"全过程管控"等方式，全力确保档案"有档必归、有档尽归"；工程档案"保证金"制度已被国网公司采纳，并列入正在修订的《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》中。中国石油辽宁鞍山销售分公司严格执行《中国石油天然气集团公司档案管理手册》，实行了归档确认制，制定了鞍山分公司各部门档案归档范围确认单，要求6月末前完成上一年的各门类档案归档工作，经部门负责人签字确认后进行归档，最后提交到档案部门进行管理。

（五）加大投入，档案安全体系建设进一步得到保障

绝大多数企业能够积极对档案工作给予投入和建设，为档案的安全保管存放提供了安全可靠的环境，创造有利条件。中国三冶集团有限公司先后投资80多万元重新购置了档案密集架、监控摄像头、自动报警器等设施设备，满足档案室"八防"要求；建行鞍山分行严格执行库房安全管理制度，制定了《建设银行鞍山分行档案管理灾害场景应急响应及恢复预案》，认真组织演练，确保灾后对档案抢救及时、修复及时。在档案室门口设置"禁带火种入库"的警示标牌，要求身带香烟、火机等易燃品入库人员将其放在指定位置，杜绝火灾隐患。

（六）文档一体化档案信息化水平有新提高

能够积极开展档案信息化工作，档案案卷级和文件级条目数据库基本建立，档案整理、编目、检索、统计自动化初步实现，档案检索功能和利用效率普遍提高。国网鞍山供电公司采用国家电网公司档案管理信息系统，实现了档案从收集、整理、归档、查询、统计、报表、考核评价的全过程信息系统管理。档案目录电子检索率达100%。室藏档案全部完成数字化扫描工作。初步建成"智能化"档案库房，是国网辽宁省供电公司系统内第一家智能化档案库房。

鞍山移动公司在2009年便引进了国内最先进的PDE档案系统进行档案管理，能够迅速、准确定位到目标文件，方便查找与利用。应用数字化系统，实施纸质档案和数字档案"双套制"的工作模式，大大加快了档案的信息数字化进程，实现了数字化档案管理。

二、存在的主要问题

从检查总体情况看，我市国有大中型企业档案工作整体水平有较大提高，但发展仍不平衡，有些方面仍然存在薄弱环节，应切实加以改进。

（一）档案工作还未完全做到"四纳入"

根据《企业档案工作规范》和国家档案局第10号令要求，国有企业应切实做到"四纳入"，即：将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，纳入领导议事日程，纳入企业管理的有关制度和工作环节，纳入各项工作和有关人员的考核范围。但仍有部分企业未真正做到"四纳入"，致使企业档案工作整体水平不高。

（二）档案实行集中统一管理的体制未能得到普遍落实

少数企业部分业务档案仍由相关部门自行管理，使这部分档案存在资源散失和安全管理的漏洞。

（三）档案贮储空间严重不足，档案保管存在安全隐患

中国银行股份有限公司鞍山分行档案管理中心档案库房使用面积约2700平方米，保管着文书、会计、储蓄、信贷等各类档案近40万卷（件），楼层走廊均排满档案保管箱，已无空间可利用。按照档案库房管理规定，无法达到档案温湿度、消防等相关要求，存在较大安全隐患。

交通银行鞍山分行现有档案库房已经饱和，会计、授信、零贷、储蓄等核心档案仍由各业务部门自行保管，无法实现集中统一管理。档案库房设备不齐全，无法达到防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫"八防"要求。

（四）部分中省直企业执行系统行业档案业务标准，与国家档案管理标准存在差距

在档案规范化整理等工作中，如照片档案的整理、全宗号、目录号在具体操作标准等方面，存在系统行业标准与国家档案管理标准有出入，部分行业标准滞后于国家档案管理标准。

三、今后工作意见

（一）增强意识，加强领导

企业档案是国家信息资源和国有资产的重要组成部分，确保企业档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用，对于维护企业合法权益、提高企业核心竞争力具有不可替代的重要作用。企业领导要进一步强化档案意识，认真学习企业档案相关法规，真正认识企业档案工作的重要意义、认识企业档案的潜在效益和长远价值。建立健全档案管理制度，将档案工作和企业发展同步考虑，列入企业发展规划和年度工作计划，为档案工作持续发展提供保障。建立健全档案工作机构，使档案工作真正做到有法可依，有章可循。

（二）加强监督，列入执法检查常态化范畴

将企业档案行政执法检查工作纳入全地区档案行政执法检查范畴，实现常态化，切实把企业档案工作提高到一个新的水平。

（三）强化集中统一管理，确保档案实体与信息安全

一是要继续做好档案的集中统一管理，确保企业各门类档案统一制度、统一要求、统一管理。二是要进一步加强档案安全管理，不断改善硬件设施及档案保管环境，确保档案实体及信息安全。

附件：鞍山市国有大中型企业档案行政执法检查优秀、合格单位名单

鞍山市档案局

2016年8月5日

附件

一、优秀单位

1.国网辽宁省电力有限公司鞍山供电公司

2.中国移动通信集团辽宁有限公司鞍山分公司

3.中国三冶集团有限公司

4.中央储备粮鞍山直属库

5.中国建设银行股份有限公司鞍山分行

6.中国石油天然气股份有限公司辽宁鞍山销售分公司

7.中央储备粮鞍山千山直属库

二、合格单位

8.中国能源建设集团鞍山铁塔有限公司

9.中国工商银行股份有限公司鞍山分行

10.中国银行股份有限公司鞍山分行

11.鞍山银行股份有限公司

12.鞍山农村商业银行股份有限公司

13.辽宁千山金泉村镇银行股份有限公司

14.中国石油天然气股份有限公司东北销售鞍山分公司

15.交通银行股份有限公司鞍山分行

16.中国联合网络通信有限公司鞍山市分公司