照片档案整理规则说明

通过上一年度档案行政执法检查，发现个别单位存在照片档案整理不规范或缺少照片档案等问题。现将照片档案有关整理规则说明如下：

1.归档时间与移交

1.1 对属于归档范围的照片形成后应及时归档，一般不应跨年度；对跨年度的工程或项目的照片档案待项目或工程结束后一并归档。

1.2 对档案进馆单位，依照《中华人民共和国档案法实施办法》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向档案馆移交。

2.照片的整理

2.1 照片的分类

我市统一采用保管期限——年度分类法。同一全宗的照片档案分类方案应保持相对稳定，不应随意变动。

2.2 照片的排列

在同一保管期限、同一年度内，按问题（事由）发生的时间顺序进行排列。同一问题（事由）形成的若干张照片应结合时间、重要程度等进行排列。

2.3 照片的编号

照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限代码、张号组成，其格式为全宗号——保管期限代码——张号。

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

保管期限代码：分别用Y、C、D代表永久、长期、短期。

张号：是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从"1"开始的顺序号。

2.4 照片说明的填写

题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。

文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容做出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述。

2.5组合照片说明的填写

一组(若干张)联系紧密的照片按顺序排列后,可拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片,其单张照片说明可以从简。应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。组合照片说明可在本组第一张照片的文字说明中标出。

同组中的每一张照片均应在照片说明的左上角标出组联符号。组联符号按组依次采用；"①"、"②"、"③"……同组中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用①。组联符号不宜越册。